A busca por tecnologia e preparação para o futuro (falamos um pouco disso em nosso excelente artigo “Sua fundação está pronta para o futuro?”) é constante nas organizações. Empresas vêm procurando estar a par do que há de mais novo e que auxilie na gestão e sobrevivências destas. IoT, AI e VR são pontos em evidência no momento (já abordamos alguns desses pontos em “Inteligência Artificial, Machine Learning e os processos de uma fundação de apoio”), porém muitas empresas ainda se encontram na situação inicial de informatização dos seus processos através de sistemas de gestão. Então surge a dúvida: construir um sistema próprio ou adquirir um existente?
De um ponto de vista gerencial, o uso de um sistema tem como objetivo a melhor organização dos dados e consequente extração de informação para uma gestão eficiente e vantagem competitiva. Isto torna a decisão de criação ou não de um sistema próprio muito importante.
Fundações de apoio buscam um sistema que dê transparência a todo o processo. Preocupação com segurança, comunicação em tempo real com os coordenadores, facilidade na prestação de contas, otimização no processo de compras, entre outros, são pontos fundamentais no momento da escolha e utilização de uma ferramenta que se compromete a resolver os problemas tecnológicos delas. Estes pontos sempre levantam, nas fundações, o questionamento inicial que fizemos. Não é uma tarefa fácil e é algo muito importante para se tomar a decisão.
Percebemos ainda que algumas fundações estão indo para a vertente, baseando-se em poucos casos de sucesso, da construção de um sistema próprio. Mas este é realmente o melhor cenário? Esse é o intuito deste artigo e vamos abordar agora alguns pontos importantes que devemos considerar na tomada de decisão.
Foco no negócio
O principal ponto abordado nas discussões de empreendedorismo é a questão da organização focar naquilo que é competente, que faz bem e que quer entregar aos seus clientes. Não se pode perder o foco! A tendência é a utilização de equipes enxutas e competentes sempre objetivando a resolução do problema do cliente. Não faz sentido as empresas quererem absorver “problemas” que não são delas. O melhor caminho é deixar quem é competente no assunto desenvolver seu papel.
Companhias consagradas, como UBER, Netflix e AIRBNB, e startups seguem este modelo e os resultados são extraordinários. A ideia é concentrar em fazer sempre melhor o que são propostos a fazer e contar com o auxílio de outras empresas para a entrega final. O UBER, por exemplo, não se preocupa com desenvolvimento de sistemas de pagamento e de geolocalização (entre outros), mas usa os serviços já consagrados no mercado para que ele possa focar naquilo que sabe fazer e faz melhor: acesso a transporte confiável.
Um outro ponto importantíssimo é fato de que a comercialização de algo que não é o principal objetivo da empresa, que não faz parte do motivo pelo qual esta foi concebida, não é uma opção, pois este simplesmente não é o negócio dela. É um gasto de energia absurdo que poderia ser dedicado ao propósito dela.
Uma leitura breve e objetiva sobre manter o foco em tempos de crise pode ser feita aqui. Recomendo ainda a leitura deste pequeno artigo mostrando que o segredo do resultado está no foco.
Prós e contras
O principal motivo das fundações ambicionarem um sistema próprio é a ideia de fazer uma ferramenta sob medida, uma solução que encaixe perfeitamente nos processos e que atenda plenamente sua demanda. Este é o cenário ideal, mas nem sempre é assim.
Veremos agora alguns pontos que devem ser observados na tomada de decisão, pois nem tudo são flores.
Custo de desenvolvimento
O custo para se manter uma equipe de desenvolvimento é alto. Basta colocar na ponta do lápis e é possível ver que, só para desenvolver, o gasto chega a valores estratosféricos. Profissionais capacitados e conhecedores do processo são essenciais, uma vez que a demanda por correções e novas funcionalidades devem ser avaliadas pelo prisma da fundação e não somente do ponto específico da demanda.
Os integrantes da equipe devem ser experientes e estarem em constante treinamento dado o rápido avanço e mudança de tecnologia. Parar no tempo e não investir (mais) pode ser o início do fracasso de um sistema que nem está pronto ainda.
Custo de manutenção
A manutenção do sistema ao longo de sua vida é algo que também deve ser lembrado. Os sistemas apresentam falhas, demandam atualizações, melhorias e mudanças de arquitetura/tecnologia. Todo o gasto com o pessoal responsável por esta atividade deve ser considerado. A equipe de TI existente na fundação, caso exista, deverá continuar com as atividades cotidianas que elas já executam, ou seja, força de trabalho extra será sim necessária.
Tempo de desenvolvimento
O tempo para se desenvolver uma nova ferramenta é longo: dependendo da equipe e da falta de planejamento, se arrastar por anos e colocar todo o projeto em risco. Equipes pouco experientes e com baixo conhecimento no funcionamento das fundações tendem a piorar o cenário. Entender de código é algo completamente diferente de conhecer do negócio. A tarefa de alinhamento entre as duas perspectivas é árdua e pode colocar projetos gigantes por terra. Infelizmente é algo pouco considerado no processo decisório e já levou vários projetos de sistemas próprios nas fundações à falência. Milhões de reais investidos, anos de força de trabalho perdida e uma enorme frustração até a fundação perceber seu equívoco.
Necessidades mudam
O ponto positivo almejado, de que o sistema será feito sob medida e então tudo estará resolvido, não é tão belo quanto parece. Na prática a demanda muda bastante conforme o tempo passa. Novas necessidades, remendos no sistema, falta de entendimento do negócio, entre outros, levam a um gasto enorme e, mais uma vez, a frustrações que geram desconfiança e descontentamento. O tão sonhado software que atenderá tudo pode demorar, se é que ele um dia vai existir.
Estabilidade do sistema
Ferramentas prontas no mercado e com anos de experiência tendem a estar mais testadas e robustas. A confiabilidade no sistema para a perfeita execução das tarefas no dia a dia é muito importante. A fundação não pode parar por horas (ou até mesmo dias) devido a um problema do sistema. E toda infraestrutura e força de trabalho deve ser considerada neste momento. Qualquer ponto nesse processo que falhar pode colocar toda a operacionalidade em risco.
Documentação e suporte
Outro ponto importantíssimo a ser considerado é a documentação para uso do sistema e a disponibilidades de pessoas para dar suporte e treinamento aos funcionários da fundação. Parece algo trivial, mas sem uma equipe verdadeiramente preparada para tal atividade, mesmo um sistema excelente pode não ser funcional, pois as pessoas não sabem fazer o uso correto e/ou não têm o auxílio necessário para isso.
E agora?
A decisão de se criar um sistema próprio deve ser tomada apenas se uma empresa tem um negócio muito complexo e específico, que não é o caso das fundações. Já existe ferramenta e empresas no mercado que oferecem um sistema de gestão voltado especificamente para fundações e, principalmente, que entendem do problema destas e podem oferecer consultoria para um maior entendimento no uso do sistema, aumento do nível de gestão e adequação dos processos.
Algo muito importante que temos que ter em mente é que, independente da escolha, processos precisam ser reavaliados. Um erro muito comum é as fundações acharem que já têm processos muito bem definidos (que pode ser verdade, eventualmente) e só precisam de um sistema que encaixe perfeitamente. Isso pode colocar tudo em risco. Não cometa este erro! Este artigo fala um pouco da importância de tal avaliação.
Outro aspecto a ser considerado são as pessoas. São elas que fazem a fundação existir, mas isso nós já abordamos em “O ponto da virada para as fundações de apoio”.
Entenda que a opção de fazer um sistema próprio vai sair mais cara! Isso mesmo. Podem te falar o contrário, mas muitas vezes o escopo e o projeto são subestimados. Temos vários exemplos de fundações que passaram por isso. O caminho que, inicialmente, parece o mais fácil, cheio de flores, nem sempre o é.
O investimento em tecnologia não é uma opção. Escrevemos “Não investir em tecnologia para a gestão sai caro para a sua fundação” para abordar os motivos para isto.
A decisão é difícil, mas deve ser tomada o quanto antes para a sobrevivência e sucesso de sua fundação. Temos um outro artigo elencando os pontos a serem considerados para a aquisição de um software: “Quais critérios considerar na compra de um software?”. Vale a pena ler.
Não tente fazer aquilo que não é de sua competência. Foque seu esforço naquilo que você faz de melhor!
Alguma dúvida? Tem alguma sugestão de tema para que possamos colocar aqui? Fique à vontade para deixar seu comentário e entrar em contato conosco! 🙂
