A TI facilita a interação com os vários stakeholders da sua fundação de apoio e potencializa o trabalho da equipe, melhorando a produtividade, ampliando a escala de trabalho, a competitividade da fundação e até a geração de novas receitas.
São muitos os exemplos comprovados da eficácia da tecnologia aplicada às operações das fundações de apoio. Para melhorar a análise, vamos focar apenas nos sistemas de gestão financeira de projetos. Para uma fundação, a avaliação da compra de um sistema de gestão deve começar pelo questionamento de quanto custa não tê-lo, o que equivale a perguntar quanto custa não ter controle sobre todos os processos, do backoffice à interação com o cliente, passando por todos os departamentos, documentos, procedimentos e pessoas.
Quanto custa não ter controle sobre processos operacionais, arcando com erros e retrabalho?
Qual o custo de não automatizar tarefas que podem perfeitamente ser executadas por um software, disponibilizando recursos humanos para ações estratégicas? Quanto se gasta ao não ter controle sobre processos operacionais, arcando com erros e retrabalho? Qual a perda por não ter à mão dados claros para a gestão assertiva de todas as áreas da fundação? Quanto tempo pode-se economizar tramitando dados e informações pelo sistema, em vez de papel com assinaturas e carimbos?
A compra de um sistema de gestão representa um custo, mas a opção por não ter este tipo de sistema – ou por adquirir o mais barato – também não sai de graça. Um software de gestão capaz de automatizar processos, que gere informações gerenciais precisas que auxiliem na eficácia organizacional, apoie com informações precisas na complexidade das regras de gestão dos projetos, reduzindo falhas e o risco de glosas nas prestações de contas, e seja fácil de usar, potencializando a produtividade de todos os departamentos, tem relação direta com ganhos de competitividade.
O contrário também é real: um sistema de gestão que não seja especializado para a gestão financeira de projetos pode falhar no controle de acesso, na integração dos dados e na automatização dos processos, aumentando os erros de operação, elevando os índices de retrabalho e exigindo a disponibilidade de mais pessoas com mais experiência. Resumindo, eleva os gastos e reduz a eficiência das equipes, o que pode resultar na entrega de produtos ou serviços insatisfatórios.
Benefícios como a satisfação dos clientes, segurança nas prestações de contas – perante os órgãos de controle e Fisco, eficiência operacional, informação gerencial de qualidade e ganho de competitividade são imensuráveis. Já o custo de não ter tudo isso é a tomada de decisão equivocada, a perda de projetos, a queda na receita, e isso sim pode ser posto na ponta do lápis – e não será barato.
Investir em tecnologia é qualificar e potencializar a gestão da sua fundação. Não investir é correr riscos que podem custar dinheiro, tempo e esforços. O balanceamento da equação está na escolha pelo investimento correto, que não será caro nem barato: será certeiro.
