Manter a organização no trabalho, acesso fácil às informações, agilidade nos processos e ainda aumentar a produtividade reduzindo custos parece uma missão quase impossível sem o auxílio de um sistema. Mas quais critérios levar em consideração na hora de contratar um software para otimizar o seu trabalho?
Antes de realizar a compra do software, procure olhar para a sua fundação sob três aspectos (3 P’s): Pessoas, Processos e Produto.
Certifique-se que sua equipe possui as pessoas certas para o trabalho. Elas precisam estar capacitadas e motivadas para desempenhar bem suas atividades, além de conhecer bem os processos que regem a fundação. Afinal, elas que vão operar o sistema que você pretende contratar.
Garanta que os processos estejam bem estruturados, que sejam capazes de atender todas as demandas e se podem ser melhorados ou adaptados para suprir novas necessidades do mercado. Isto será fundamental na hora de analisar quais e como estes processos serão tratados pelo sistema.
Embora nesta visão dos 3 P’s o produto ser tratado como o resultado do trabalho, o que você vende, neste artigo vamos considerar o produto como o software que você pretende contratar. O software deverá ser analisado com base nos critérios descritos adiante:
Adaptabilidade
Analise se o sistema realmente atende à necessidade da sua fundação. Além disso, veja se você está disposto a adaptar os seus processos para utilizá-lo e se o software pode ser adaptado para atender suas necessidades específicas. Um histórico frequente de versões ou atualizações é um sinal de que o software se empenha em atender à demanda dos clientes e corrigir os erros que foram identificados. Mas lembre-se: nenhum software será capaz de resolver todos os problemas de um negócio que possui processos mal estruturados. Por isso, procure contratar quem realmente entenda o seu problema e tenha conhecimento no mercado ao qual você está inserido.
Experiência/Reputação
Experiência não é só número de clientes ou tempo de mercado, senão nenhum software novo seria criado ou conseguiria demanda. O conhecimento e engajamento dos profissionais que fornecem o software com a área de atuação das fundações e apoio é um fator muito importante a ser observado. Afinal, quem vai te dar o suporte quando as dificuldades aparecerem?
As experiências dos profissionais com outros clientes contribuem para sua capacitação, por isso, ao sugerir melhorias e adaptações à ferramenta ou ao seu negócio, eles estarão mais preparados. Portanto, busque informações com clientes que já utilizam o sistema que você pretende contratar. Quem oferece um bom serviço certamente será bem recomendado.
Suporte
Procure saber qual é a proximidade do fornecedor do software com os seus clientes, se existe suporte à utilização do sistema, como este suporte funciona e por qual período ele estará disponível para você. Principalmente no início da utilização de uma nova ferramenta, ainda mais se for específica para seu negócio, surgirão muitas dúvidas e dificuldades para realizar as tarefas. Neste momento um bom suporte aos usuários é fundamental.
Confiança
Para implantar um software com sucesso, a equipe que vai utilizá-lo e a diretoria da empresa que o contrata precisam confiar que o software vai melhorar de fato os processos no trabalho. É normal que, no início, a equipe tenha um pouco de dificuldade com a nova ferramenta e as atividades fiquem até mais lentas, mas quando passar o tempo de adaptação os resultados vão começar a aparecer. Este tempo dependerá do empenho da equipe e da usabilidade do sistema.
Usabilidade
Um sistema com boa usabilidade vai facilitar o aprendizado dos usuários, diminuindo assim o tempo para familiarização das suas funcionalidades. Um treinamento de uso vai facilitar muito aos usuários assimilarem as possibilidades que o software oferece.
Custo x Benefício
Por fim, após analisar vários pontos, sua empresa pode pagar pelo software? É um investimento que vale a pena?
Preço alto não necessariamente garante qualidade e nem um preço baixo significa que o sistema é ruim. Antes de fazer o investimento, analise os benefícios e o retorno que isso pode trazer para seu negócio.
Pense no gasto como um investimento que te trará um bom retorno, diminuindo o retrabalho e o controle manual das tarefas. Analise o que o sistema oferece, e busque as informações necessárias para garantir que o investimento vai valer a pena.
