Agendar salas de reunião nas empresas virou sinônimo de disputa e para tentar resolver a aparente escassez, as organizações estão fazendo obras e mais obras para disponibilizar novos caixotes repletos de cadeiras e ar condicionado. Mas seria essa a melhor solução? Não seria reduzir a quantidade de reuniões uma opção?
Para ajudar a refletir, coloque na ponta do lápis quanto custa uma reunião. Além dos custos tangíveis, as empresas levam menos em conta ainda a queda no engajamento e produtividade do funcionário sufocado por reuniões sem propósito claro. Nossa energia é drasticamente menor para tocar um projeto quando participamos constantemente de reuniões improdutivas.
Reclamamos diariamente da nossa falta de tempo. Mas será que temos consciência de como estamos investindo nossas horas? Se pararmos para analisar o que fazemos durante o dia vamos nos dar conta de que passamos a maior parte do dia em reuniões.
Você deve estar pensando que é um exagero, mas até aquele cafezinho rápido no meio da manhã vira uma reunião de uma hora se a gente deixar. Um simples e-mail que muitas vezes envolve decisões, tem uma reunião por trás. Até mesmo numa rede social ou WhatsApp quando a gente entra numa discussão, estamos entrando em uma reunião e não nos damos conta.
O problema de tantas reuniões é que dificilmente aquela conversa no café tem um planejamento ou as pessoas certas e por isso, acaba virando um complô para falar das frustrações que não levam a lugar nenhum e alimentam a fofoca da rádio peão.
Essa mesma dinâmica acontece nas salas de reunião onde as pessoas também não se planejam, também não convocam os participantes certos nem possuem o material necessário.
Alguma dessas situações te parece familiar? Parece que estamos falando de um mesmo assunto há um ano e as coisas não saem do lugar justamente por não nos darmos conta de que não nos preparamos para isso. Mas será que a culpa é mesmo dessa coisa chata que é uma reunião ou das pessoas que as fazem?
A mesma área do cérebro responsável por processar o planejamento processa também a tomada de decisão. Daí vem a necessidade do ser humano de se organizar, fazer um planejamento que colabore para a tomada de decisão.
Caso ainda não tenha conseguido te convencer a analisar mais de perto a situação, e se eu te dissesse que você pode efetivamente cortar custos da sua fundação evitando reuniões desnecessárias? Em cargos de liderança a realidade é assustadora. Os diretores chegam a passar 50% do tempo pulando de reunião para reunião, enquanto poderiam estar focados em busca de novos projetos ou demais atividades estratégicas.
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Existem muitas metodologias que trazem mais produtividade às reuniões. Vamos tratar neste artigo da metodologia Kairos, desenvolvida pela Simplesfica, uma empresa comprometida com a otimização do nosso tempo.
- Análise do Problema Errado
Muitas pessoas se preparam para o motivo errado de uma reunião. Vamos imaginar uma empresa em crise porque está vendendo pouco. Dez pessoas sentam-se numa sala para rever o valor dos serviços oferecidos, começam a opinar sobre a margem até que depois de 15 minutos alguém inteligentemente resolve perguntar se realmente os clientes pararam de comprar devido ao valor. Aparentemente os clientes estão comprando bastante da concorrência, onde o valor é maior.
A partir daí as pessoas começam a se lembrar do que pode estar acontecendo do outro lado, com o cliente, com o concorrente. Percebem então que a concorrência lançou um serviço inovador e de repente, em meio a um mar de achismos, já não se sabe mais qual era o objetivo da reunião.
O objetivo se perde porque o propósito inicial da reunião fora definido erroneamente. Baixar o valor do serviço não necessariamente seria o objetivo, uma vez que retomar a liderança do mercado abrange muito mais possibilidades de resolução do real problema enfrentado.
Se tivermos consciência do propósito certo antes mesmo de marcar a reunião, podemos fazer uma pesquisa de mercado, perguntar aos antigos clientes o porquê eles pararam de comprar com você ou mesmo levantar com a equipe comercial as principais objeções dos clientes, se são referentes preço ou alguma inovação que sua fundação não tenha.
Focar no propósito da reunião e não no tema do invite, faz com que você comece a direcionar esforços para as ações corretas. Inúmeras reuniões deixariam de existem se tivéssemos foco no propósito certo. Pergunte-se primeiro: porque precisamos dessa reunião? Porque os clientes não estão comprando? Quais seriam as melhores pessoas para discutir esse tema?
Quando pensamos em planejar algo vem sempre aquela primeira desculpa de que estamos ocupados demais para planejar algo. Você sempre pode escolher entre se justificar ou ir pelo caminho certo e otimizar seu tempo. Colocar na ponta do lápis quanto custa uma reunião é um incentivo ainda maior. Quantas empresas você conhece que já fizeram isso?
Falar em redução de custos é como falar de demissões, em fazer reunião para sair da crise. Mas se a fundação não sabe por exemplo quanto custa as reuniões, então será que desligar colaboradores seria o melhor caminho? Vale salientar que para essa análise estou considerando um nível satisfatório de rendimentos da sua equipe.
2.A escolha dos participantes
O primeiro ponto que temos que observar é a relevância da pessoa para discutir sobre determinado assunto. Sabe quando participamos de alguma reunião que entramos mudos e saímos calados? Muito provavelmente isso acontece porque não era necessário estar ali. Existe um vício de chamar várias pessoas e não esquecer de chamar ninguém. Na verdade, precisamos que as pessoas sejam mais desnecessárias.
Se quisermos estar presentes em todas as decisões, papos de café, projetos e rádio peão, dificilmente vamos conseguir produzir o que precisamos, ficaremos esgotados em meio a tantas reuniões. Por isso, sempre reflita o quão necessário é determinada pessoa para aquela reunião, quão relevante seria a participação dela.
Tenha cuidado também ao querer convocar por hierarquia. Gestores e diretores são constantemente chamados para assuntos que eles não precisam participar e que, muitas vezes, a pessoa que está no chão de fábrica no dia-a-dia entende mais sobre o que realmente é preciso para a reunião. Convoque sempre por propósito e não por hierarquia. Qual resultado esperamos dessa reunião? Reflita e saberá quais as pessoas certas devem estar presentes.
3.Checklist
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- Tecnologia: Pense em todos os recursos tecnológicos que você considera necessário para a reunião e organize-os. Imprevistos acontecem, mas se previna tendo à mão um carregador universal, mouse, pilhas extras, passador de slide ou para qualquer situação que você pense que possa dar errado, tenha sempre um plano B. Esses contratempos são muitas vezes responsáveis por desandar uma reunião. A pessoa fica desconcertada e o rendimento cai.
- Materiais: Deixar para última hora nunca é boa ideia, mas quando se trata dos materiais que serão utilizados na discussão pode ser ainda pior. A impressora pode dar defeito e você não conseguirá imprimir o que precisa, deixando os demais participante literalmente boiando. Ou mesmo se depender de informações de terceiros, lembre-se de apurar com antecedência o que precisa e compartilhe com a pessoa a responsabilidade de finalizar o material até a reunião. Afinal, os materiais que serão utilizados já estão em sua mão?
- Ambiente: Em que ambiente será a reunião? Está de acordo com o propósito da reunião? Representa o que queremos transmitir? Reuniões que demandam soluções criativas pedem lugares igualmente livres e maleáveis que estimulem a criatividade, da mesma forma que estímulos visuais demasiados podem servir como distração para determinados temas.
4.Não comunique a reunião, comunique sobre
Mandar um invite, e-mail ou sinal de fumaça apenas com um nome bonito para a reunião não faz sentido. Data, duração, contexto, local, hora e propósito são informações que ajudam as pessoas convocadas a já começarem a pensar em soluções e pesquisar sobre o tema, o que reduz o tempo da reunião e direciona a discussão em torno de situações mais estratégicas.
5.Durante a Reunião:
Qual a melhor maneira de conduzi-la? É importante que todos consigam diferenciar o que é interessante do que é útil. Recorra a métodos que otimize o tempo disponível sem preconceitos e tradicionalismos. Se prepare com antecedência para saber bem o que vai falar e como vai fazê-lo. E sobretudo ouça. Ouça com atenção seus colegas e a você mesmo. Muitas vezes enquanto ouvimos alguém já estamos pensando na resposta que vamos dar. Conhece aquela pessoa que completa a frase antes da pessoa terminar de falar? Definitivamente não seja ela.
6.Pós-reunião: Saia da reunião com as responsabilidades delegadas
Isso não quer dizer abandonar a atividade, mas sim acompanhar o desenvolvimento do projeto. Follow up é fundamental para que as ações saiam do papel. A responsabilidade quando um colega não entrega algo que você delegou a ele é também sua que não esteve junto como deveria. De tudo, o que foi massa que poderíamos levar para reuniões futuras? E o que fizemos que poderia ter sido melhor? Aprimore.
Por fim, depois de uma reunião lembre-se sempre de comunicar. Estamos na era da informação e tentar restringir seu acesso não é uma boa ideia. Se não nos comunicarmos a rádio peão fará esse trabalho pra gente. Quanto mais e melhor você se comunicar, menos chance de ruídos e mais claro ficará para sua equipe do propósito da reunião assim como das próximas ações. Alinhe com as pessoas envolvidas como irão comunicar o que foi discutido, para que não gere viés duvidoso ou oportunidades para rádio peão.
