No artigo “O ponto da virada para as fundações de apoio” nós falamos de PESSOAS. O próprio nome do texto sugere a importância que deve ser dada ao capital humano das fundações. As pessoas são as que criam, que transformam a realidade, que participam do crescimento que elas mesmos conceberam.
Hummm, onde você está querendo chegar?
O discurso de que “pessoas mudam o mundo” é muito bonito, mas muitas vezes se torna intangível, filosófico e distante da realidade das fundações ou de qualquer empresa.
“Até o final do ano, queremos diminuir pela metade o tempo de aquisição de produtos e serviços”.
Você se identificou com esse sonho?
Assim como é improvável a seleção do Panamá ganhar a Copa do Mundo, não espere resultados surpreendentes se a sua equipe não é qualificada o suficiente para alcançar o que hoje é almejado.
Mas entenda:
Equipe qualificada = Contratação de profissionais com potencial + Treinamento adequado
É tão óbvio que eu sou capaz de apostar que você já sabia!
Mas a sua fundação tem pelo menos descrito e documentado o que é buscado em um profissional para aquele cargo chave? Parou para pensar em quais treinamentos são necessários para o onboarding do novo funcionário? Tem acompanhado o desempenho de perto para adequar os treinamentos às necessidades?
Não, isso não deve ser acessório indispensável somente das fundações consideradas “grandes”. Não mesmo!
Afinal, você não ia falar das características de um bom comprador?
Agora que estamos alinhados sobre a necessidade e o conceito do que é uma equipe qualificada, podemos entender melhor sobre as habilidades que devem ser consideradas na contratação de um bom comprador para sua fundação.
Não necessariamente aquele “rapazinho bom da entrevista” é a pessoa certa para o cargo. As atividades de um setor de compras exigem conhecimentos e habilidades específicas.
Sabemos que o processo de compra é um gargalo na maioria das fundações. Ele é burocrático, demorado e um dos principais alvos dos órgãos de controle. Mas a compra não é precedida pela palavra “processo” atoa. Existe uma lógica. É um procedimento que pode ser repetido, treinado e melhorado a cada nova iteração.
Portanto, o que devo buscar em um comprador? Quais são as habilidades e comportamentos que devem ser mais valorizados e monitorados na contratação?
1 – Capacidade de negociação
É um ultraje discutir o processo de uma compra e não levar em consideração a etapa de negociação. No sentido literal da palavra, o responsável pela compra deve ser mais um negociador do que comprador.
Adquirir produtos e serviços com melhores preços significa maior eficiência no gasto dos recursos públicos e maior possibilidade de desenvolver uma pesquisa com ainda mais insumos e resultados (sabemos que nem sempre o planejamento inicial é suficiente para prever todas as despesas do projeto).
A negociação é parte do compromisso ético de uma fundação com a sociedade. Ter pessoas treinadas e qualificadas para tal tarefa é parte essencial na operação.
2 – Conhecimento da legislação
É inerente ao processo de compra o atendimento à legislação. Uma fundação de apoio que não segue à risca as leis e decretos está fadada ao fracasso (leia mais em “10 Erros que podem levar a sua fundação à falência”).
Em geral, essa é uma habilidade difícil de encontrar em um comprador de primeira viagem. A legislação que cerca as fundações nem sempre é tão difundida. Com um treinamento adequado e bem estruturado, o comprador estará apto a interpretar cada situação e proceder adequadamente com uma compra, não importando a modalidade ou procedimento adotado.
3 – Disposição para construir uma boa relação com os fornecedores
No artigo “Negociar: o ponto de encontro entre fornecedores e fundações de apoio”, nós introduzimos um cenário preocupante na interação fornecedores x fundações de apoio. Mais de 70% do tempo de um processo de compra está sendo gasto na relação com os fornecedores (especificamente nas etapas de cotação e entrega do produto).
Muitas interpretações podem ser extraídas deste cenário, entretanto, podemos destacar a falta de conhecimento do fornecedor sobre o negócio da fundação. Muitos acreditam que as fundações são instituições públicas burocráticas. É difícil fornecer, é demorado receber.
O comprador é peça-chave nessa relação. Ele deve ter disposição para educar os fornecedores e mostrar os benefícios de se criar um canal direto de comunicação com os mesmos. Ao tornar a interação ágil e dinâmica, naturalmente o processo de compra irá se encerrar mais rápido e o pesquisador se tornará um promotor da sua fundação.
No momento da contratação, apresente o projeto ao seu candidato: “Queremos, ao final do ano, melhorar a relação com os nossos fornecedores, com isso, vamos diminuir o tempo de cotação e entrega em 50%”. Pessoas são movidas a desafios. Crie projetos consistentes e apresente aos seus gestores para que eles possam se comprometer com a ideia.
4 – Clareza na comunicação com o coordenador
Clareza na comunicação é essencial, pois é diretamente vinculado ao entendimento sobre as necessidades do coordenador. Não adianta comprar laranja se o professor pediu tangerina. Às vezes tem a mesma cor, textura e aparência, mas a tangerina não tem o mesmo sabor.
O comprador e o pesquisador devem manter uma relação direta e próxima. Isso exige um nível de comunicação que gere empatia. O coordenador deve sentir que existe um especialista do outro lado da linha que está cuidando com carinho do dinheiro da sua pesquisa.
Devido as obrigatoriedades que a legislação impõe, nem sempre é possível “encurtar os caminhos” para que a compra seja realizada com rapidez. É importante manter o pesquisador informado. A transparência é um trunfo para esta relação.
5 – Facilidade de relacionamento com os demais setores da fundação
O setor de Compras, obrigatoriamente, deve possuir interação intensa com os setores de projetos e financeiro (sem contar com os responsáveis por patrimônio e almoxarifado). Essa relação é essencial para que o processo flua adequadamente.
São incontáveis as vezes em que tive a oportunidade de presenciar uma relação desgastada entre tais setores. O maior prejuízo fica na conta da própria fundação, pois os processos se tornam demorados e ainda mais burocráticos.
Os erros devem ser compartilhados com todos os envolvidos. É necessário alinhar para que o processo flua adequadamente e, para isso, deve haver lucidez dos responsáveis e humildade para identificar as causas e apresentar soluções para os problemas.
Diante desse cenário, nada mais importante que funcionários de fácil relacionamento. Muitas vezes os problemas podem ser resolvidos com boa vontade de ambos os lados, deixando de lado o ego e o estigma de que “o erro não é do meu time”.
Obviamente esses 5 pontos apresentados são uma visão macro das habilidades, comportamentos e personalidades de cada candidato. É importante que no momento do processo seletivo sejam criadas situações e cases em que a realidade é colocada à prova. Não se dê por satisfeito com uma entrevista e uma “provinha” criada para cumprir tabela.
Contratação de colaboradores é um assunto sério e faz parte de um dos maiores gastos de uma fundação de apoio. Dedique-se a este processo e cultive os resultados a médio/longo prazo. Sua fundação com certeza estará mais preparada para alçar voos mais altos.
