Acredito que você esteja aqui neste momento, disposto a ler este artigo, porque se identifica com o desafio que é gerir e manter consistentes os saldos financeiros dos projetos em fundações de apoio e o impacto que isso traz para uma gestão de qualidade. Excelente iniciativa, caro leitor!
A minha intenção com este texto é justamente trazer boas práticas, processos e tecnologias que, em conjunto, podem ajudá-lo a encarar estes desafios.
De fato, estes pontos requerem muita atenção na gestão de projetos. Manter o saldo financeiro consistente não diz respeito apenas a números. A consistência dos saldos trás rapidez na tomada de decisão e, o mais importante, reflete o nível de qualidade da gestão de projetos de uma fundação.
“Ok Conveniar, como encarar este desafio?”
Na sequência iremos citar algumas ações que podem auxilia-los no dia a dia da fundação, possibilitando uma melhor gestão dos projetos.
Elaboração do projeto
Para se ter uma boa gestão, nada melhor que um bom planejamento. Concordam comigo?
O processo de elaboração do projeto, momento anterior à assinatura do contrato, é crucial para prevermos várias situações que possam ocorrer na execução financeira dos projetos. Nesta etapa são levantadas todas as despesas que devem ocorrer na execução do projeto, onde damos origem ao plano de trabalho, que detalha como o recurso destinado ao projeto será gasto.
Um ponto muito importante desta fase é uma boa comunicação entre fundação, instituição executora e financiadora. Esta ação irá proporcionar um bom alinhamento referente à execução financeira do projeto.
Um bom planejamento trará previsibilidade para a execução financeira do projeto, reduzindo muito qualquer possibilidade de dificuldade de controle de saldo.
Tecnologias, processos e pessoas
Tornou-se clichê hoje em dia dizer que, com o avanço da tecnologia, os processos de trabalho e o nível de gestão melhoraram muito. Neste ponto não é diferente para as fundações de apoio.
Na verdade, as tecnologias por si só não caminham sozinhas. Atrelados a elas, citamos também dois pontos muito importantes que se complementam, processos e pessoas.
Trazendo para o mundo das fundações de apoio, o que eu quero expor para vocês é que uma boa gestão gira em torno de alguns fatores importantes conforme citado anteriormente. Tecnologias, processos e pessoas são essenciais em toda a estrutura de uma fundação de apoio, e quando eu digo tecnologias me refiro a um parque tecnológico consistente e um sistema de gestão de projetos com foco nas demandas de uma fundação de apoio. Já processos e pessoas definem como tudo isso será operacionalizado de uma forma eficiente, elevando o nível de gestão ao ponto que os desafios encarados pelas fundações de apoio sejam minimizados.
Parece confuso?
Sintetizando, o que eu quero dizer é que, com um sistema de gestão de projetos que automatize o fluxo de informações, processos de trabalhos bem desenhados que comtemplem o fluxo dessas informações e uma equipe qualificada que saiba girar esta engrenagem, são essenciais para uma gestão de qualidade dentro de uma fundação de apoio.
“Conveniar, quero saber onde eu encontro auxílio para ajustar estes pontos dentro da minha fundação?”
Neste ponto o Conveniar pode te ajudar muito. Atuamos fortemente nestes fatores com autoridade no assunto. Além de possuirmos o sistema, prestamos consultoria para o ajuste e definição de processo e auxiliamos na formação de uma equipe qualificada e alinhada com os objetivos da fundação.
O que citamos até então, causará um impacto muito positivo nos dois pontos mencionados no título do texto.
Saldos financeiros
Os saldos financeiros se tornam um desafio quando a fundação não tem controle da gestão de seus projetos. Tudo que foi citado até então, são justamente pontos a serem seguidos para que esse descontrole não ocorra.
A disponibilidade de um sistema fará com que o fluxo de informação seja automatizado, registrado e centralizado em um único lugar, facilitando a manipulação das informações e consequentemente as tomadas de decisão. O bom sistema de gestão de projetos disponibilizará ferramentas que proporcionarão um bom controle da execução financeira dos projetos, tendo como resultado um saldo mais consistente e confiável.
Pontos muito importantes e que devem ser levados em consideração são: uma boa comunicação entre a as equipes e boas práticas no setor financeiro. Para este segundo ponto podemos citar uma prática muito importante e crucial para a validação dos saldos, a conciliação bancária, assunto já citado em nosso blog. Esta ação trará a confirmação se todo o processo está funcionando conforme esperado.
Bom, vimos até aqui o que pode ser feito internamente na fundação que possa garantir dados consistentes e uma gestão de qualidade. A seguir, falaremos um pouco sobre outros benefícios que possam incidir no dia a dia da fundação de apoio.
Impactos na qualidade de gestão
Você deve estar pensando: “Se a minha fundação colocar em prática todos esses pontos, conseguiremos entregar muito mais qualidade na gestão de projetos!”
Exatamente, caro leitor! O impacto será iminente e isso se tornará um trunfo no marketing da fundação.
Seguindo essas boas práticas, as informações consistentes refletirão de forma positiva internamente na fundação e, principalmente, para os pesquisadores que são seus clientes. Qualidade na gestão é um requisito primordial na captação de novos projetos. A fundação se tornará referência entre os pesquisadores para a captação de novos projetos.
Vocês devem ter reparado que eu foquei bastante na figura do pesquisador no texto acima. Esse foco foi justamente por ele ser o cliente da fundação. Ele que, no dia a dia, precisará das informações precisas, como saldos e extratos de seu projeto, e agilidade na execução de suas requisições. Mas, devemos reforçar sempre que este impacto deverá ser perceptível dentro da fundação também.
A fundação de apoio, com processos bem definidos e uma gestão de qualidade, não desperdiçará tempo corrigindo erros e justificando inconsistências. Poderá focar em trazer mais inovações para os seus processos e avançar em outras frentes que estão no alcance das fundações de apoio.
Excelente!
Para você que chegou até aqui, foi muito importante abordarmos este assunto e mostrarmos a importância da execução de boas práticas que auxiliam a fundação a atingir seus objetivos.
Como dito anteriormente, este assunto é muito importante e delicado. Obviamente que citamos aqui algumas boas práticas que podem ser implementadas nos processos da fundação, e é claro, que existem muitas outras que podem nascer sob demanda e que possam integrar este manual.
Agradeço a atenção de todos e o interesse pelo assunto!
