Não desenvolva seu próprio sistema

As Fundações de Apoio não estão imunes à era da transformação digital. Pelo contrário, precisam cada vez mais da tecnologia para cumprir o seu papel de reduzir a burocracia e atender prontamente as demandas dos coordenadores de projeto.

Assim, precisam se adaptar às novas ferramentas virtuais e implantá-las corretamente na sua estrutura interna. Porém, não é fácil encontrar uma aplicação que se encaixe perfeitamente às necessidades da sua fundação. Desta forma, algumas optam por desenvolver seu próprio sistema. Mas temos um conselho: é melhor não fazer isso!

Por que afirmamos com tanta convicção? Neste artigo, mostraremos, com base em nossa experiência acompanhando fundações que seguiram esse caminho, os motivos para que se evite à tentação de desenvolver seu software desejando atender 100% dos seus processos. Além disso, apresentaremos o depoimento de uma fundação. Acompanhe!

Quais são os custos envolvidos para desenvolver um sistema?

Como o Conveniar tem uma década de existência e lida com muitas fundações de apoio no Brasil, podemos criar um cenário que apresente os custos reais do desenvolvimento de um sistema próprio. Tudo começa com a contratação de uma equipe interna especializada em tecnologia da informação (TI). Mesmo que sua fundação já possua uma, é preciso considerar este custo pois ela ficará muito tempo dedicada ao desenvolvimento e, se adotasse um sistema de terceiros, poderia reduzir esse custo.

Isso mesmo, não basta ter apenas um profissional dessa área, mas vários deles. Diante da nossa experiência de mercado, notamos que a estrutura mínima de TI para evitar riscos muito grandes relacionadas a capacidade técnica e continuidade do projeto são:

• nos primeiros 2 anos, será necessário, em média, 2 programadores e 1 analistas de sistema (este analista precisa ter uma experiência mínima de 10 anos de mercado para projetar um sistema que estará em constante evolução);
• nos anos seguintes, 1 programador e 1 analista de sistemas, além de 1 profissional para realizar o suporte (sim, os programadores e analistas não conseguem dar suporte e atender as demandas de desenvolvimento de novas funcionalidades).

Além da equipe técnica, serão necessárias muitas horas de profissionais de todos os setores da fundação para que estes possam detalhar cada uma de suas atividades para que então o analista de sistemas possa modelar o sistema.

Importante destacar também os custos relacionados à estrutura de hardware e software para atender esta equipe, isso inclui computadores, software para desenvolvimento e gestão do projeto, bem como servidores distintos para a criação e produção do sistema.

Tudo isso considerando uma estrutura mínima, pois um bom projeto de software possui um gerente de software, um profissional na equipe para programar e realizar a homologação, ferramentas para registro de solicitações dos usuários, ferramentas para controle de versões e para distribuição de conteúdo de ajuda como tutoriais e guias de uso. O Conveniar possui toda esta estrutura, além da equipe de consultores que estão em constante busca por inovações para as fundações de apoio.

Diante de toda essa estrutura mínima necessária, faremos um exercício para dimensionar os custos somente da equipe de desenvolvimento e suporte, para mostrar que qualquer sistema disponível no mercado custará de 4 a 8 vezes menos que apenas estes custos. Dependendo da realidade da fundação de apoio, quando comparamos os custos do Conveniar com os custos que algumas fundações estão tendo, chegamos a encontrar fundações gastando 10 vezes mais do que seriam os custos do Conveniar, que ainda consegue evoluir numa velocidade muito maior do que o sistema desta fundação.

Vamos às contas! Na contratação de 2 programadores e 1 analista de sistemas nos primeiros dois anos do desenvolvimento do sistema, a fundação terá os seguintes custos (considerando salários de interior de Minas Gerais):

• R$ 2.545,00 (média salarial do programador) + 60% de encargos = R$ 4.072,00
• R$ 4.050,00 (média salarial do analista de sistemas) + 60% de encargos = R$ 6.480,00

Após 2 anos desta equipe produzindo o sistema (isso mesmo, com essa equipe o projeto todo, sem atender pormenores dos processos da fundação, não fica pronto com menos de 2 anos!), os custos somente com a equipe serão de R$ 350.976,00 (ou R$ 175.488/ano). Lembrando que durante esse período, pouco ou quase nada do sistema estará disponível para começar a utilizar. Os processos das fundações são transversais e de muita interação, o que não facilita criar módulos independentes e autossuficientes.

Após os dois anos iniciais de praticamente só investimento, a fundação começa a utilizar o seu sistema próprio, idealizado para atender a 100% dos seus processos, nos mínimos detalhes. Porém, irá descobrir que seus processos já evoluíram e o sistema precisa evoluir também. Além disso, ocorreram também mudanças na legislação e alteração no volume de trabalho que impactarão nos processos da fundação. Então, começa a etapa que chamamos de manutenção evolutiva, onde a programação precisa continuar a todo vapor para que o sistema não se desatualize rapidamente. Importante ressaltar que as tecnologias de programação e de ambientes de produção (web, navegadores, servidores) também evoluem e demandam evolução do sistema desenvolvido.

Assim, considerando a equipe mínima para manter a solução atendendo a fundação, teremos inevitavelmente, um custo anual de 1 programador, 1 analista de sistemas e 1 responsável pelo suporte. Considerando o salário do responsável pelo suporte de R$ 2.080,00 e os seus 60% de encargos, teremos um custo anual da equipe do software de R$ 166.560,00.

Ainda assim, acredita que enfrentar esta seara, com tantos riscos e custos, é uma estratégia plausível para sua fundação?

Que vantagens existem em implantar o Conveniar?

Uma das regras do empreendedorismo eficiente é o foco no objetivo da instituição. No caso das fundações de apoio, esse foco é fazer uma boa gestão dos projetos, atendendo os coordenadores com excelência. Desviar-se desse foco pode trazer muitas complicações para as fundações.

Por isso, o desenvolvimento de sistemas deve ser delegado a empresas que entendam de TI, como o Conveniar. Dessa forma, a fundação de apoio consegue cumprir bem o seu “papel”. “Ahh, mas o Conveniar não vai atender a 100% das particularidades dos meus processos. Temos algumas particularidades que nenhuma outra fundação tem.”

Pois bem, destacamos acima como é custoso ter um sistema próprio e que muitas vezes, nem com muito dinheiro se consegue esse objetivo. Além disso, sempre que apresentamos o Conveniar, mostramos que ele atenderá mais de 90% dos seus processos, isso comprovado com mais de 35 fundações já implantadas. Esse atendimento pode chegar a 99%, se adaptarmos alguns processos a uma nova realidade (sem prejuízo para o resultado da fundação) e também solicitando algumas customizações (quando cruciais para a fundação) à equipe do Conveniar. Desta forma, com um custo muito inferior, com a redução drástica de riscos, com a aquisição não só de um sistema, mas de todo o suporte e acompanhamento da sua fundação, podemos afirmar, categoricamente, que uma fundação desenvolver seu próprio sistema é o pior caminho a se tomar.

Nestes mais de 10 anos de mercado, acompanhamos diversas tentativas de seguir esse caminho arriscado e não vimos sucesso em nenhuma fundação. Fundações grandes, com recursos abundantes, que poderiam investir muito em desenvolvimento, tem nos procurados para mudar sua rota.

Mas que vantagens são vistas, na prática, com a implantação do software Conveniar? Vejamos o que diz um de nossos clientes.

Otimização da implantação

Geraldo Carvalhaes Junior é o Gerente de TI da Fundação Christiano Ottoni (FCO). Quando começou a trabalhar nessa instituição, em 2010, percebeu que era necessária uma enorme mudança nos processos internos. Devido a problemas de gestão, a FCO havia parado no tempo e estava longe de cumprir com as suas responsabilidades de forma eficiente.

“Não havia nenhum controle dos pedidos”, relembra o analista. O começo da mudança veio quando ele renovou o site da instituição e fez o antigo módulo de um sistema de compras implantado, (mas sem uso) funcionar. No entanto, havia muitas limitações. Devido a isso, as demandas internas eram atendidas parcialmente.

Até que, após algumas reuniões e pesquisas, a Fundação optou pelo software Conveniar. Qual foi o resultado? Em apenas um ano, com o apoio dos profissionais de TI do Conveniar, todos os projetos da FCO estavam migrados para o sistema. A partir de então, iniciou-se uma nova fase na empresa: a gestão eficiente dos processos. Sendo assim, a FCO garantiu o seu acesso aos cinco portais encontrados no Conveniar. São eles:

• do Coordenador;
• da Fundação;
• da Transparência;
• do Fornecedor;
• de Cursos e Eventos.

Facilidade na utilização

Os diversos módulos do Conveniar conferem agilidade, praticidade e excelência para as demandas da Fundação. Por exemplo, o módulo de projetos tem a finalidade de cadastrar e controlar a área financeira de contratos e projetos. Além disso, realiza a automatização dos pedidos de compra, relatórios de viagens, faturas (enviadas pelos coordenadores) e pagamentos de serviços.

Toda essa gama de funcionalidades surpreendeu o analista Geraldo Carvalhaes Junior. Conforme ele percebeu, o Conveniar impede, por exemplo, erros na gestão de projetos que o antigo sistema não conseguia realizar. Muitas informações eram lançadas de forma indevida pelos usuários que precisavam recorrer ao profissional interno de TI para as correções serem feitas — algo que gerava perda de tempo.

Por outro lado, o analista revela: “O Conveniar exige menos manipulação dos usuários”. Ele continua: “O sistema impede ações indevidas, é muito bem ‘amarrado’. Isso evita falhas dos usuários”. Um exemplo que foi dado pelo Geraldo Carvalhaes Junior é o lançamento de custos sobre rubricas que não estão cadastradas em um determinado projeto. Ao passo que o antigo sistema permitia, o software Conveniar impede essa ação.

O módulo de compras é apenas um dos vários disponibilizados pelo Conveniar. Os outros são:

• compras;
• projetos;
• eventos;
• prestação de contas;
• gerencial;
• despesas;
• integração;
• patrimônio;
• propostas;
• segurança;
• auditoria.

Eficiência no suporte

Quanto ao suporte, o analista da Fundação Christiano Ottoni apresentou duas dificuldades que existiam: uma é a rotatividade do profissional de TI, a outra é o atendimento especializado. O primeiro obstáculo acontecia toda vez que um funcionário da área de TI se desligava da instituição, pois era necessário treinar o novo admitido para usar o sistema. Mesmo que o profissional aprendesse a manusear a aplicação, isso não garantia um suporte eficiente para os usuários.

Porém, o Conveniar tem uma equipe altamente especializada que atende com presteza desde o contato inicial, passando pela fase de implantação do sistema e continuando nos anos seguintes. Como isso é possível? Devido ao eficiente atendimento diretamente com os consultores via e-mail ou telefone.

Contudo, Geraldo Carvalhaes Junior aponta também para um atendimento desburocratizado. Qualquer erro no sistema, a equipe do Conveniar permite o envio de fotos da tela do computador. “O retorno é bem rápido”, conclui o analista.

Com certeza, as fundações precisam das funcionalidades dos sistemas de gestão para avançar no progresso organizacional e a melhor forma de conseguir esse objetivo é implantando um software desenvolvido por um time de especialistas em TI, como o Conveniar.

Deseja evitar os custos em desenvolver sistema? Quer descobrir o que o software Conveniar pode fazer pela sua fundação de apoio? Então, entre em contato com o nosso time de especialistas e deixe a gestão da sua instituição em “boas mãos”!