Como o Conveniar pode ajudar as Fundações de Apoio

Os processos de gestão financeira de projetos em uma fundação de apoio envolvem várias etapas, muitos dados e regras que exigem atenção, organização e segurança. E tudo isso pode ser otimizado por meio da implementação de um sistema automatizado e o apoio de uma equipe capacitada, motivada e com experiência de mais de 8 mil horas de consultoria em fundações de apoio.

É por isso que recomendamos fortemente o sistema Conveniar. Afinal, trata-se de uma plataforma que ajuda em todos os processos de gestão financeira de projetos, com uma conexão forte e transparente com os coordenadores de projetos, com os fornecedores e com a total transparência para a sociedade.

Faça como outras 35 fundações por todo o país e tenha o que há de melhor em gestão financeira de projetos. Quer saber como funciona essa tecnologia? Este texto vai explicar como o Conveniar pode auxiliar sua fundação a elevar a qualidade e eficiência do seu trabalho. Acompanhe a leitura!

Como o Conveniar pode ajudar as Fundações nos processos de gestão?

O Conveniar é um sistema que tem a função de otimizar os processos de gestão financeira de projetos. Dentre estes processos, destacamos:

• Gestão de Projetos, que permite que o coordenador faça toda a sua gestão por um Portal do Coordenador, realizando pedidos, dando parecer, consultando o andamento dos seus pedidos, verificando saldos e extratos sempre atualizados, monitorando os inscritos em seus cursos e eventos, entre outras funcionalidades. Já pela fundação, o Conveniar permite cadastrar e configurar seu projeto de acordo com as especificações do convênio/contrato, com grande diversidade de configurações, afinal já gerimos mais de 11 mil projetos no Conveniar, com financiadoras de todos os tipos, incluindo projetos internacionais. A equipe da fundação realiza toda a comunicação com os coordenadores através da plataforma, ficando tudo devidamente registrado e seguro. Aprovam ou reprovam as solicitações, autorizam pagamentos, fazem conciliação bancária e muitos outros controles, sem precisar de utilizar planilhas ou sistemas paralelos, evitando desencontro de informações e falta de sincronismo.
• Processo de Compras, que conta com a pesquisa por fornecedores, a análise das melhores condições oferecidas por cada um deles, a negociação, a emissão de pedidos online, a realização de pagamentos, a interação entre as autorizações, o cadastro de pessoa física e jurídica, toda a tramitação de importação, entre outras tarefas que facilitarão todos os processos de compras e, especialmente, deixará tudo preparado para a prestação de contas.

De acordo com Marcelo Gonçalves, coordenador de compras da Fundação que apoia a Escola de Veterinária e Zootecnia da UFMG (FEPE), instituição que trabalha com o Conveniar, “as empresas que não trabalham com um sistema integrado, como o Conveniar, encontram uma dificuldade muito grande em relação à transparência nos processos”.

Essa dificuldade maior está na ausência de informações claras sobre as preferências dos compradores e as etapas pós-compra. Nesse sentido, o sistema Conveniar é bastante útil, uma vez que ele preza pela transparência da negociação. Isso significa que o sistema disponibiliza dados importantes, como os valores que foram negociados, a lista contendo os nomes das empresas que fizeram parte do negócio, a quantidade de mercadorias transacionadas, os relatórios técnicos, entre outras informações importantes para sua tomada de decisão. Todas as medidas são bastante úteis para trazer mais segurança e credibilidade para clientes e empresas. Como consequência, o processo de compras se torna mais otimizado, ágil e eficiente.

Quais são as soluções do Conveniar?

O Conveniar é um sistema desenvolvido com foco na gestão de projetos das fundações de apoio a instituições de ensino e pesquisa. O sistema oferece cinco diferentes portais de acesso. Veja abaixo quais são eles:

Portal do Coordenador

O Portal do Coordenador é um espaço onde os pesquisadores têm acesso a solicitações de pagamento, compra e recebimento de seus projetos. É possível acompanhar em tempo real a gestão financeira feita pelos analistas da fundação.

O Conveniar disponibiliza também o acompanhamento da situação de suas compras, informa sobre os inscritos dos seus eventos/cursos e oferece autonomia ao coordenador nas suas solicitações, sempre passando pela aprovação e aval da fundação. A comunicação entre coordenador e fundação se torna 100% online, não sendo necessária a presença física do professor na fundação de apoio.

Portal da Transparência

O Portal da Transparência, como o próprio nome sugere, garante a transparência dos projetos geridos. À medida que a gestão é realizada dentro da fundação, automaticamente, os dados são enviados para o portal. A fundação escolhe quais projetos serão enviados para o portal e quais dados devem ser publicados para cada projeto. A transparência será consequência de uma gestão bem-feita. E não se preocupe: este portal segue totalmente a Lei 12.527/11 (Lei de Acesso à Informação LAI) e a Lei 8.958/94, e, consequentemente, o Acórdão TCU 1178/18.

Portal do Fornecedor

O Portal do Fornecedor publica todas as compras da fundação em um único espaço. É feito o controle das cotações em aberto, listagem dos processos de compra aguardando cotação, inserção de propostas, recebimento de autorizações de fornecimento e todo o processo de comunicação entre fornecedores e fundação.

Portal de Cursos e Eventos

O Portal de Eventos é o local onde estarão disponíveis todos os cursos e eventos geridos financeiramente pela fundação. Os interessados podem acessar o Conveniar, identificar o evento de maior interesse e realizar a sua inscrição, escolhendo a melhor forma de pagamento (boleto, cartão de crédito ou depósito). O inscrito também poderá gerenciar seus dados, gerar 2ª via de boletos para pagamentos e enviar documentos e comprovantes, tudo pela a área do inscrito.

Portal da Fundação

O Portal da Fundação disponibiliza todas as ferramentas necessárias para a gestão completa dos contratos e convênios de uma fundação de apoio. São 12 módulos que abrangem as principais atividades de uma fundação.

Quais são os diferenciais do Conveniar?

Conforme a opinião de Marcelo Gonçalves, um dos maiores benefícios do Conveniar, que já se tornou um verdadeiro diferencial para o sistema, é a questão do gerenciamento empresarial.

Isso porque no sistema tem a possibilidade de verificar todos os passos dos colaboradores, uma vez que todas as transações ficam devidamente registradas no sistema com a justificativa adequada. Desse modo, é possível tomar decisões mais certas em relação à rotina da organização. Além disso, o suporte oferecido pelo Conveniar é de ótima qualidade. Há uma equipe a postos para auxiliar sempre que necessário.

No caso específico da FEPE (Fundação que apoia a Escola de Veterinária e Zootecnia da UFMG), Marcelo Gonçalves explica que o sistema Conveniar é utilizado para gerenciar compras e recursos de projetos de pesquisa, ensino, extensão, de desenvolvimento institucional e da própria fundação. Estes recursos provêm de diversos financiadores públicos e privados, bem como recursos da própria Universidade.

Além disso, o Portal do Coordenador serve para que os pesquisadores realizem solicitações de pagamento, compra e recebimento de projetos. Ele também é útil para a publicação de compras e controle de cotações em aberto, lista de compra aguardando cotação, inserção de propostas, recebimento de autorizações e comunicação. O sistema também oferece a possibilidade de atuar tanto com compras nacionais, quanto internacionais.

Os processos de compra efetuados pelas fundações ganham ainda mais agilidade e eficiência graças às soluções desenvolvidas pelo Conveniar. E esse resultado positivo é justificado facilmente: o sistema já conta com 10 anos de vivência trabalhando junto com 35 fundações de apoio espalhadas pelo Brasil. E o objetivo é manter esse crescimento cada vez mais, tendo como foco a otimização das operações de compra pelas instituições.

Agora que você já conhece as vantagens do Conveniar, provavelmente tem interesse em contratar as soluções. Para isso, entre em contato com nossos especialistas e agende um atendimento personalizado!

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