A transparência se define como a forma e esforços empreendidos na busca por tornar compreensível e visível todos os procedimentos realizados dentro de uma instituição. Para tanto, faz-se necessário que estes sejam fornecidos em uma linguagem acessível para todos os públicos, o que vai muito além de apenas disponibilizar os dados.
No que tange as fundações de apoio, nos últimos anos tem-se intensificado as cobranças por parte dos órgãos de controle quanto a transparência na gestão dos projetos. De fato, a temática de transparência se faz presente desde 1994, mediante a Lei N° 8.958 que dispõe sobre as relações entre as instituições federais de ensino e as fundações de apoio. Neste documento fica explícito as obrigações, direito e deveres dos órgãos e entidades públicas.
Para regulamentar a lei supracitada, foi publicado no ano de 2010, o Decreto de N° 7.423. Assim, no Capítulo V do decreto tem descrito os passos para acompanhamento e controle, que mais uma vez explana e detalha sobre a transparência.
Como ressaltamos acima, o nível de exigências quanto a transparência é crescente e, por isso no ano de 2018, o Tribunal de Contas da União (TCU) publicou o acórdão N° 1178. Este novo documento se originou a partir de uma pesquisa realizada pelo TCU com as fundações de apoio.
O acórdão proposto estabelece de forma detalhada quais são as informações e itens obrigatórios para publicação. Nesse sentido, o acórdão vem consolidando o nível de cobrança sobre todas as questões de transparência para as fundações de apoio e os órgãos vinculados na questão de gestão de projetos de pesquisa, ensino, extensão e desenvolvimento institucional.
Níveis de cobranças do acórdão
Os níveis de cobranças são estabelecidos na própria estrutura do documento. Basicamente, pode-se dizer que há o nível de cobrança de ministério, ou seja, o que o Ministério da Educação (MEC) precisa controlar, publicar e divulgar com relação as fundações de apoio e a gestão de projetos. Também, há o nível de instituição apoiada, em que, considera-se toda e qualquer instituição que utilize das fundações de apoio.
Obrigações das instituições
O acórdão traz em sua estrutura as obrigações a serem seguidas pelas instituições em relação a transparência. Mais especificamente, no item 9.4 e respectivos subitens (1 ao 17), tem-se descrito os deveres que as fundações de apoio tem no que diz respeito ao cumprimento das questões legais de transparência.
Ajustes a serem realizados pelas fundações
As fundações de apoio precisam estar cada vez mais atentas para o cumprimento das obrigações concernentes à transparência. Para tanto, melhorias se fazem necessárias. Dentre as cobranças realizadas, cita-se:
- Clareza e facilidade de acesso as informações de transparência pelo site da instituição. Viabilizar tal procedimento possibilita que, além do portal de transparência, uma outra ferramenta para consultas aos projetos esteja disponível.
- Descrição dos serviços prestados pela fundação.
- Detalhamento quanto as instituições apoiadas.
- Canal de comunicação eficiente (e-mail, questionário, telefone).
- Seção para as perguntas frequentes (FAQ – Frequently Asked Questions).
O que o acórdão diz sobre a contabilidade das fundações
No item referente a contabilização, explana-se de forma clara que por meio dos demonstrativos contábeis ou da gestão de projetos deve ser possível realizar a prestação de contas. Portanto, as fundações devem se atentar para que as formas nas quais se conduz a contabilização da gestão de projetos seja eficiente para atender ao acórdão do TCU nas questões de transparência.
Para tanto, as fundações precisam focar na estrutura do plano de contas, procurando modelar de forma eficaz os processos.
Como são as cobranças para as fundações?
As principais cobranças para com as fundações de apoio se dão principalmente via instituição apoiada, seja universidade, Instituto de Ciência e Tecnologia (ICT), dentre outros. Ressalta-se que, no acórdão enuncia-se de forma clara que este é o procedimento a ser adotado: órgãos de controle cobram as instituições apoiadas e estas cobram das fundações de apoio.
Além disso, as fundações podem ser cobradas também de forma indireta ou direta por meio de auditorias. Tal procedimento pode ser realizado pelo TCU, procuradorias, órgão de controle da própria instituição interessada ou auditorias internas.
Ações necessárias para adequação das fundações de apoio às exigências das transparências
Como destacado anteriormente, as questões de transparência se fazem presente a muito tempo, seja por meio de leis, decretos ou normas. No entanto, cada vez mais se faz necessário viabilizar as informações. Nesse sentido, as fundações de apoio têm como atribuições impostas controlar e estabelecer processos internos para manter o portal de transparência atualizado e com as informações disponíveis de acordo com o previsto na legislação.
Dessa forma, para que se tenha ganhos, otimização dos processos e tempo, o recomendável é que a fundação de apoio estabeleça um nível de controle, isto é, de rotina de trabalho por equipe. Atendendo a este quesito, os lançamentos serão automatizados. Cabe destacar que, a transparência dos processos envolve toda a fundação, ou seja, a parte jurídica, o setor de projetos, setor de compras, financeiro, contábil e diretoria. Nesse sentido, faz-se necessário que se tenha uma mobilização de todos para o cumprimento das obrigações e, caso necessário, faça-se uma capacitação dos colaboradores.
Ademais, o registro das atividades desempenhadas, assim como estabelecimento dos processos são essenciais para a transparência. No entanto, os responsáveis pela transparência devem atentar para que se publique as informações de forma sucinta, porém suficiente.
Atuação do Conveniar
A equipe do Conveniar busca sempre atualizar e aprimorar os seus serviços. Assim, em relação às soluções para a questão de transparência não foi diferente. Desde 2014, ano em que o TCU disponibilizou o questionário para as fundações, o Conveniar buscou se preparar. Mais ainda, antes mesmo de se publicar o acórdão, o Conveniar já trabalhava no desenvolvimento das ferramentas e sistema.
Cabe ressaltar que, após publicação do acórdão, o Conveniar vem sempre trabalhando para adequações e melhorias na ferramenta, atendendo assim os pontos requeridos. De forma geral, o Conveniar está sempre empenhado para melhor instruir os seus clientes, inovando e antecipando as soluções, isto é, adequando-se e atuando de forma preventiva.
Ademais, compartilhar informações e experiências, bem como promover a interação entre fundações estão dentre as prioridades do Conveniar. Assim, para saber mais, acesse o nosso conteúdo na íntegra no canal do YouTube ou clicando aqui!
Você pode também entrar em contato com os nossos especialistas para tirar mais dúvidas e saber sobre a temática. O conveniar está sempre à disposição para auxiliar e promover o desenvolvimento das fundações. Por fim, continue nos acompanhando, estamos constantemente disponibilizando dicas e conteúdo para melhorias no ambiente das Fundações de Apoio.
