No dia a dia de trabalho na fundação, além das várias atividades que deve desempenhar, ter que lidar com as pendências e urgências que podem aparecer a qualquer momento do dia, já se sentiu perdido no meio do caminhão de e-mails que recebe todos dias? Já perdeu prazos por causa da bagunça entre as solicitações dos coordenadores, pedidos do seu gerente ou presidente, promoções de lojas e muitos outros que ficam misturados na sua caixa de entrada? Perde muito tempo analisando seus e-mails? Então é com você mesmo que eu quero falar.
Provavelmente você já deve ter ouvido falar do Inbox Zero, uma técnica de produtividade para gerenciamento de e-mail, desenvolvida por Merlin Mann. Mas do que se trata esta técnica?
Ao contrário do que a maioria pensa, e o nome também induz, o Inbox Zero não se resume em zerar os e-mails da sua caixa de entrada, mas em um conjunto de práticas que te ajudam a não perder muito tempo analisando sua lista de e-mails.
Como a maioria das técnicas de produtividade, o Inbox Zero pode não ser aplicável em todas as situações e, portanto, não deve ser seguido como uma receita de bolo ou fórmula mágica. Mas analisado de maneira criteriosa, pensando no propósito de cada ação.
Aí vai algumas dicas para controlar melhor sua caixa e de entrada, ao invés de deixar que ela controle você:
Evite distrações
Se possível, mantenha sua caixa de e-mails fechada e defina uma rotina para verifica-los. Muitos seguidores do Inbox Zero pregam a prática de abrir o e-mail apenas duas ou três vezes ao dia, mas procure adaptar de acordo com sua necessidade.
Nunca abra seus e-mails enquanto estiver no meio de alguma tarefa importante. É essencial manter o foco e realizar menos atividades por vez, mas com maior qualidade. Isso ajuda até a diminuir nosso nível de estresse.
Use filtros e marcadores para categorizar seus e-mails
Pode demorar um pouco criar marcadores ou pastas para categorizar seus e-mails, além de definir filtros para classifica-los automaticamente, mas se você recebe muitos e-mails isso pode facilitar muito na hora de analisar sua caixa de entrada, deixando ela mais organizada.
Além disso, você pode evitar que aqueles mailmarketing fiquem “poluindo” sua caixa de entrada se desinscrevendo dessas listas ou agrupando todos esses e-mails e apenas um por dia, através do Unroll.me. Basicamente ele passa a controlar os e-mails automáticos que você recebe, te possibilitando decidir o que fazer com eles.
Siga o princípio das cinco ações: Deletar, Responder, Adiar, Delegar ou Agir
- Deletar/Arquivar
Caso não precise mais voltar a um e-mail, ou ele não necessitar nenhuma ação de sua parte, exclua ou arquive quando for mais aplicável. Assim sua caixa de entrada ficará mais limpa, não dando a impressão de que a grande lista de e-mails é uma lista de tarefas pendentes. Arquive os e-mails antigos, que não são abertos a mais de duas semanas, afinal você pode usar o buscador para recuperá-los a hora que quiser. Nem precisa dizer que este princípio deve ser seguido após cada uma ações listadas a seguir né?
- Responder
Se o e-mail requer resposta e for possível fazê-la em menos de dois minutos, então faça imediatamente. Deixando as respostas para depois, certamente irão aparecer novas urgências, que requerem maior atenção, e o risco de esquecer deste e-mail é grande.
- Delegar
Caso você não seja a pessoa mais indicada a responder um e-mail, encaminhe imediatamente para o responsável.
- Agir
Seguindo a mesma ideia do item 2, se o e-mail requer alguma ação que pode ser realizada em menos de dois minutos, faça imediatamente. Se for demorar um pouco mais, adicione um marcador ou simplesmente mantenha na sua caixa de entrada e separe algum momento do dia para realizar as ações demandadas.
- Adiar
Este e-mail requer alguma ação que não pode ser tomada no dia? É uma espécie de lembrete para alguma data futura? Adie este e-mail para que ele retorne à sua caixa de entrada no momento certo.
Como assim adiar o e-mail?
Alguns clientes de e-mail possuem uma função de adiar, ou modo “soneca”, em que você pode programar seu e-mail para sair temporariamente da sua caixa de entrada e voltar em uma data ou horário que você determinar.
O que eu tenho usado é o Inbox by Gmail. Além da função de adiar os e-mails, ele te ajuda a categorizá-los de maneira bem simples. Você vai precisar ter uma conta do Google para utilizá-lo, mas você pode sincronizar e centralizar várias contas de e-mails nele, por exemplo, o e-mail da fundação.
Nunca deixe um e-mail lido sem alguma das cinco ações propostas acima.
Utilize os meios de comunicação corretos
Se a conversa demandar mais de três trocas de e-mails, então você deveria utilizar outro canal para comunicação. Nestes casos, dê preferencia para as ligações quando for algo mais formal ou recorra a canais como o WhatsApp e o Slack quando mais informal ou for relacionado ao seu grupo de trabalho. Se o assunto requer a participação de mais pessoas, faça uma reunião presencial ou por Skype e só depois, se necessário, formalize o resultado por e-mail.
Há quem não goste das técnicas do Inbox Zero, ou precisou fazer várias adaptações para conseguir gerenciar melhor a caixa de entrada. Às vezes é preciso mudar alguma coisa para ajustar ao nosso jeito de trabalhar, à nossa realidade. O que não podemos é ficar refém da nossa lista de e-mails e deixar que isso afete nossa produtividade.
E você, acha que consegue aplicar essas dicas no seu dia a dia? Como organiza sua lista de e-mails? Compartilhe suas experiências com a gente.
