As fundações de apoio têm necessidades ao mesmo tempo amplas e específicas. Precisam fazer a gestão financeira de projetos e lidar com todas as partes, do coordenador aos fornecedores, além de prestar contas com precisão e transparência de tudo o que fazem.
Muitas vezes ficam responsáveis também por outras atividades, como gestão de pessoas, organização de contratos, relatórios, licitações etc. O Conveniar foi elaborado especialmente para suprir essas demandas. É um software de gestão de projetos, contratos e convênios para fundações de apoio, que conta com funcionalidades específicas para essas fundações.
Entrevistamos um de nossos clientes, Renato Mogiz Silva, superintendente-geral do IPEAD/UFMG (Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas, Administrativas e Contábeis de Minas Gerais), para contar como o Conveniar tem ajudado a fundação na prática. Confira!
Como perceberam que precisavam de um sistema para gestão projetos?
“Tínhamos uma necessidade de profissionalizar consideravelmente a gestão de projetos e agregar valor à imagem da fundação. Nossa diretoria estava em busca de novas ferramentas e parceiros que fossem capazes de proporcionar uma qualidade melhor ao serviço de gestão prestado pelo IPEAD e, consequentemente, agregar valor à marca IPEAD/UFMG.”
Por que escolheram o Conveniar?
“Tivemos vários anos de encontro com representantes do Conveniar em congressos de fundações de apoio. Com isso, abrimos agenda para uma visita, com apresentação do sistema, em nossas dependências.
A equipe Conveniar foi altamente atenciosa e comprometida com o profissionalismo da gestão de projetos no âmbito das fundações de apoio e respondeu com muita paciência a todas as demandas de esclarecimento e de informações sobre o sistema. Esse comportamento foi fundamental para a concretização da parceria, além dos grandes casos de sucesso comprovado em outras fundações.”
Como foi o processo de implantação do software na Fundação?
“O processo de implementação foi impecável e seguiu rigorosamente o que havia sido acordado entre as partes. Tivemos que repetir algumas partes da implantação por questões internas, entre elas a resistência de alguns membros da equipe sobre novos processos e sistemas.
A equipe do Conveniar mais uma vez se mostrou altamente comprometida com o cliente e se prontificou a repetir todo o treinamento na nossa fundação. Implementamos o Conveniar em 2016 e, desde então, podemos visualizar vários resultados por meio dos relatórios dinâmicos oferecidos pelo próprio sistema.”
Quais foram as principais melhorias na sua Fundação de Apoio desde que começaram a usar o Conveniar?
“Temos um nível muito maior de transparência na gestão, mais rigor na execução orçamentária, ganhos de escala e de eficiência na gestão de recebíveis, principalmente nos projetos de ensino. Além disso, observamos uma melhora na qualidade das informações para as tratativas com os financiadores, coordenadores e o portal da transparência.
Tivemos também um ganho de agilidade na geração dos diversos relatórios e ganhamos uma excelente ferramenta da comunicação com o aluno, usando o módulo eventos do Conveniar.
Os benefícios se estendem também para os pesquisadores, uma vez que o sistema disponibiliza ferramentas para que o coordenador do projeto possa executar e acompanhar toda a gestão online.
Passamos a investir em pessoas e o Conveniar tem um papel fundamental nisso, tendo se mostrado sempre disponível e interessado em atender as demandas de novos treinamentos e discutir pontos que resultaram no aprimoramento das funções do sistema.
Nesse sentido, gostaria de destacar o profissionalismo e a excelência da equipe Conveniar no relacionamento com o cliente e na proposta de soluções para a gestão de projetos no âmbito das fundações de apoio.”
Sobre o Conveniar
O Conveniar é um software de gestão de contratos e convênios para fundações de apoio às instituições de ensino e pesquisa. O sistema oferece 5 diferentes portais de acesso. Conheça!
Portal do coordenador
É um espaço voltado para os pesquisadores, no qual podem fazer solicitações de pagamento, compra e recebimento de seus projetos. Pelo portal, é possível acompanhar a gestão financeira realizada pelos analistas da fundação e a situação de suas compras, além de encontrar informação sobre os inscritos nos seus eventos e cursos.
O módulo oferece autonomia ao coordenador nas suas solicitações, sempre passando pela aprovação e aval da fundação. A comunicação entre o coordenador e a fundação se dá de forma totalmente online, dispensando a presença física do professor na fundação de apoio.
Portal da transparência
Como o nome sugere, esse portal garante a transparência dos projetos geridos. Os dados da gestão são enviados automaticamente para o portal. A fundação tem autonomia para decidir quais projetos serão enviados para o portal e quais dados de cada projeto devem ser publicados. Vale destacar também que o portal está em linha com a Lei das Fundações de Apoio (Lei 8958/1994), com a Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) e atende às principais exigências do Acordão do TCU 1178/2018, inclusive já tendo sido auditado pelo TCU em diversos clientes.
Portal do fornecedor
Por esse portal, é possível publicar todas as compras da fundação em um único espaço. Ele permite controlar as cotações em aberto, listar os processos de compra que estão aguardando cotação, inserir propostas, receber autorizações de fornecimento e fazer todo o processo de comunicação entre os fornecedores e a fundação.
Portal de cursos e eventos
Neste local ficam disponíveis todos os cursos e eventos geridos pela fundação. Os interessados podem fazer sua inscrição por ali mesmo, escolher a melhor forma de pagamento, gerar boletos e enviar comprovantes, tudo com a maior comodidade.
Portal da fundação
O portal da fundação disponibiliza todas as ferramentas necessárias para a gestão completa dos contratos e convênios de uma fundação de apoio. Ele conta com 12 módulos que abrangem as principais atividades de uma fundação:
- projeto;
- compra;
- eventos;
- prestação de contas;
- gerencial;
- despesas;
- integração;
- patrimônio;
- propostas;
- administração;
- segurança;
- auditoria.
Assim, vimos na prática como o Conveniar consegue ajudar as fundações de apoio em todas as suas frentes e abrangendo todas as partes. O sistema garante um gerenciamento muito mais eficaz dos contratos, além de total transparência nas atividades da fundação.
A fundação pode contar com toda a equipe do Conveniar para a instalação do software, treinamento e apoio para dúvidas e manutenção sempre que for necessário.
Ficou interessado e quer saber mais? Entre em contato conosco agora mesmo e tire todas as suas dúvidas com um de nossos especialistas!
