Como definir processos?

Hoje falaremos sobre a importância da definição de processos e quais os inúmeros benefícios relacionados aos resultados das fundações de apoio. Processos bem definidos e que fazem parte da cultura da fundação impactarão diretamente na qualidade das atividades realizadas. O desafio é saber como definir esses processos para atingir os melhores resultados. Neste artigo vamos apresentar sugestões de como definir os processos de trabalho fazendo uma conexão direta com os benefícios.

Vamos direto ao ponto e tentar responder essa questão. Para uma boa definição de processos precisamos que algumas questões estejam muito claras. São elas:

• Quais os papeis dos envolvidos no processo
• O que será resolvido/produzido
• Qual(is) a(s) ferramenta(s) será(ão) utilizada(s)
• Qual o produto final do processo e sua conexão com outros processos

Quais os papeis envolvidos no processo

Nesta etapa serão definidos os papeis que interagem com o processo. Essa definição vai listar os envolvidos no processo em questão e qual a sua participação e responsabilidades no processo. Ao definir os papeis estamos listando as pessoas que vão interagir com determinada situação e as suas funções. A definição clara das pessoas e das responsabilidades evitará discussões desnecessárias de buscas por culpados quando alguma situação não sair dentro do esperado. Com essas definições claras, estamos criando responsáveis pelas atividades e assim a equipe desenvolve um maior senso de compromisso com o trabalho realizado. É muito importante que as pessoas se sintam importantes e valorizadas dentro dos processos e não apenas executem tarefas que elas não acreditam fazer sentido.

Definição clara do que será resolvido

Qual problema estou resolvendo? Essa pergunta precisa estar clara no momento de definir um processo de trabalho. A partir dessa resposta será possível encontrar a melhor maneira de realização dessa atividade.

Exemplo – processo de conciliação bancária

Definição: realizar a conciliação bancária do projeto, entre extrato bancário e Conveniar. É necessário realizar esse procedimento porque se não realizado podemos criar diversos problemas, como saldos inconsistentes e informações que poderão faltar na prestação de contas.

Qual(is) a(s) ferramenta(s) será(ão) utilizada(s)

Nesse momento precisamos definir a ferramenta. Um processo pode ter uma definição excelente, porém é necessário operacionalizar o que for definido. Para definição do processo é necessário avaliar as ferramentas definidas para a realidade atual da fundação de apoio.

Qual o resultado final do processo e sua conexão com outros processos

Quais artefatos serão gerados ao final do processo que está sendo criado? Precisamos de maneira clara definir o que será o resultado da execução desse trabalho. O resultado final pode ser um produto, como por exemplo um relatório ou uma planilha.  É preciso que a equipe compreenda o que será feita com o resultado do processo que foi realizado. Precisam também entender que o seu trabalho impactará diretamente no trabalho de outra equipe e uma boa definição dos processos.

E a conexão com os benefícios?

Processos bem definidos poderão gerar ótimos resultados. Processos mal definidos certamente vão gerar péssimos resultados. Bem clichê né? Porém não poderia ser mais verdade a afirmação acima. Se os processos estiverem mal definidos o caos estará instaurado em sua fundação de apoio com toda a certeza. A definição dos processos não vai garantir a solução de todos os problemas, mas certamente indicará o caminho a seguir. Processos são vivos e devem estar sempre em constante evolução e avaliação de todos os membros da equipe. E então, quais os benefícios bons processos poderão trazer para a sua fundação de apoio? Serão vários os benefícios nos resultados das fundações de apoio. Dentre alguns podemos destacar:

• Prestação de contas mais rápidas e com menos esforço

Imaginem a seguinte situação:

Um projeto foi gerido durante dois anos e teve o encerramento da vigência ocorrido no último dia 30. Agora chegou o momento da prestação de contas do projeto e a equipe percebeu que é necessário anexar ao processo todos relatórios técnicos apresentados pelos bolsistas. Não existia um processo definido para o pagamento de bolsas na Fundação definindo que este documento deveria ser arquivado de uma determinada maneira para facilitar a prestação de contas. Vejam bem, o documento chegou até a fundação, foi realizada a conferência do mesmo e efetuado o pagamento. Porém, não existia um processo padrão para arquivar essa documentação. E agora, o que fazer?

A equipe da prestação de contas precisará realizar a busca por esses documentos, procurando por todas as fontes disponíveis, como arquivo, caixas de e-mail de analistas de projetos e financeiro, armazenamento em nuvem, dentre outros. Do mesmo modo, a ausência de um processo bem definido levará a prestação de contas a se tornar um caos.

Em outras palavras, possuir pequenos processos bem definidos, impactarão no processo geral da fundação e trará benefícios para todas as equipes. Na situação descrita acima a equipe poderia consultar apenas uma fonte se a fundação definir dessa forma e a equipe executar o processo conforme as recomendações.

• Equipes seguras do que precisa ser feito

O primeiro exemplo, foi prático e diretamente ligado a uma tarefa que todas as fundações precisam exercer, que é a prestação de contas dos projetos. Agora vamos citar a segurança que processos bem definidos dão para as equipes de trabalho. Aqui vou comparar a um piloto e o seu plano de voo. Já está tudo ali e ele, com a sua capacidade e experiência vai conduzir aquele trabalho. A equipe e os seus membros conseguem trabalhar mais tranquilas, quando os processos estão bem definidos e elas sabem o que precisam entregar. Em nossas milhares de horas de consultoria foi muito comum encontrar membros dos times que não sabiam relatar o que exatamente faziam e os processos que deveriam seguir.

Conclusão

É muito importante citar que, ao definir processos de trabalho, devemos sempre começar de pequenos processos, para em seguida definir os processos maiores. Além disso, é importante citar que, para começar, é importante definir os processos e colocá-los em execução o quanto antes. As necessidades do dia a dia vão apontar mudanças ou alterações dos processos e é muito importante que os lideres estejam atentos a estas necessidades para auxiliar as equipes.

Definir os processos vai impactar diretamente na qualidade dos trabalhos realizados pelas fundações de apoio e devem ser um ponto de muita atenção dos gestores. Quando a definição de novos processos impactará em grandes alterações nas rotinas das pessoas será normal acontecer alguns focos de resistência a essas alterações. Por isso, o objetivo da mudança deve estar muito claro para que essas situações sejam contornadas.

Lembro, mais uma vez, que em nossas consultorias de implantação revisamos todo o processo de trabalho da fundação e procuramos adaptar a realizada da fundação para sempre atingir os melhores resultados. Gostaria de saber um pouco mais sobre como melhorar os processos da sua fundação de apoio? Estamos à disposição para ajudar no que for necessário.