Em todas as nossas consultorias, enfatizamos a necessidade urgente de profissionalização na gestão das fundações de apoio. Sempre quando falamos em planejamento e tomada de decisão, tais ações devem ser amparadas por números e dados concretos. Só os dados podem oferecer argumentos válidos para direcionar os esforços da equipe.
Todas essas informações devem ser coletadas da operação. A fundação deve ter uma cultura voltada para a medição. Uma vez definido quais serão os pontos de controle, todas as atividades que envolvem os processos monitorados devem ser periodicamente registrados para futura análise dos gestores.
Interação Conveniar x Power BI
Tudo que é registrado no Conveniar é passível de análise. Seja para o tático-operacional ou para o gerencial, é possível trabalhar de forma dinâmica e interativa com os dados. Todo esse trabalho só é possível graças a interação do Conveniar com o Power BI.
Os dados dos clientes são armazenados em um Data Warehouse que permite o desenvolvimento de dois tipos de visões: relatórios de benchmarking e relatórios gerenciais da fundação.
Relatórios de benchmarking
Os relatórios foram criados com o objetivo de propiciar um ambiente colaborativo entre as fundações clientes do Conveniar. As visões são restritas a equipe de suporte e sucesso do cliente para respeitar a privacidade dos dados de cada fundação.
É realizado um trabalho ativo na identificação de gargalos e boas práticas e é feito o cruzamento das informações afim de propiciar o benchmarking entre as fundações.
A intenção é que a nossa equipe de sucesso do cliente possua informações suficientes para identificar as melhores práticas e promover a troca de experiências entre os clientes do Conveniar. A ideia é encurtar o caminho de aprendizado e acelerar o crescimento.
No entanto, além da restrição de acesso, os relatórios de benchmarking são insuficientes para se criar um ambiente propício a melhoria contínua e a excelência em gestão. Pensando nisso, foram desenvolvidos relatórios pensados exclusivamente nas necessidades de cada fundação e nas informações mais demandadas à nossa equipe.
Relatórios gerenciais
Provavelmente você deve estar se perguntando neste momento: “Como gerente/diretor da minha fundação, que tipo de informação eu tenho à minha disposição para monitorar a operação e traçar o planejamento adequado?” Vamos a alguns exemplos:
Tempo de cada etapa do processo de compra
O processo de compra é um dos maiores gargalos de qualquer fundação de apoio. A dificuldade em encontrar fornecedores aliada a burocracia enfrentada para tornar o processo transparente tornam a compra um processo desgastante e demorado, provocando a ira dos pesquisadores.
Entender onde está o gargalo no processo é essencial para torna-lo mais eficiente. Onde está o maior esforço? Qual é o principal responsável pela morosidade do processo? Quais ações podemos traçar para melhorar o desempenho da equipe de compras?
Volume financeiro de compras por categoria
Dado um determinado período de tempo, é possível determinar qual o volume financeiro comprado para cada categoria de produtos/serviços.
É uma informação importante para a relação com os fornecedores e para entender a própria demanda dos pesquisadores para com a fundação. O cruzamento desses dados com os demais relatórios de compras traz informações extremamente valiosas para a melhoria da eficiência na compra.
Volume de recursos geridos por tipo de projeto
O quantitativo de projetos e o volume de recursos geridos permitem a análise conjunta dos dados. Quais são os tipos de projeto mais rentáveis para a fundação? Quais demandam menor esforço para um alto resultado financeiro?
Volume de recursos por financiadora
Entender quais são os financiadores que mais aportam recursos nos projetos é tarefa importante para investir e valorizar o relacionamento entre fundação e entidade financiadora.
Quais são os maiores parceiros da minha fundação? Quais são os pesquisadores que mais recebem recursos? Qual é a interação entre financiadoras e instituição apoiada?
Dinamicidade
Uma das maiores utilidades da ferramenta é a dinamicidade das visões. Todos os dados são diariamente atualizados, propiciando um monitoramento quase que em tempo real. Além disso, os gráficos apresentados pelo relatório possuem interação entre si, multiplicando o potencial das análises.
Poder de análise
É notório o potencial que os relatórios trazem para a gestão da fundação. Mais importante do que ter essa arma poderosa em mãos, é saber interpretar as informações que são apresentadas.
Estude os relatórios, discuta com a equipe, faça um planejamento estruturado buscando a melhoria contínua. Só assim conseguiremos estar mais próximos da excelência em gestão.
Conte com a gente! Queremos ser parte atuante nesse processo.
