As fundações de apoio são essenciais para a gestão administrativa e financeira dos projetos acadêmicos dos Institutos Federais de Ensino Superior (IFES) e das Instituições de Ciência e Tecnologia (ICTs). A importância delas é essencial quando lembramos que os órgãos públicos que elas gerenciam fazem parte da base para a formação técnica e acadêmica do nosso país.
Porém, na mesma medida do seu valor estão os desafios que enfrentam. Para entender melhor essas dificuldades, neste artigo “mergulharemos” um pouco no universo das Fundações de Apoio. Acompanhe!
Como devem funcionar as Fundações de Apoio?
De acordo com a Lei nº 13.243/2016, a Fundação de Apoio é criada para apoiar projetos de pesquisa, ensino, extensão, desenvolvimento institucional, científico, tecnológico e de estímulo à inovação. Para isso, tem uma relação jurídica com os IFES e ICTs.
Contudo, a Fundação de Apoio precisa se estruturar para gerir administrativa e financeiramente os órgãos públicos vinculados a ela, tudo isso dentro das regras impostas pela legislação federal. Do contrário, ela corre o risco de sofrer autuações fiscais e outras sanções que podem impactar negativamente seu funcionamento e existência.
Com a modernização das regras que regem as Fundações de Apoio, publicadas na Lei que citamos e também no Decreto nº 9.283/2018, o cenário mudou bastante. Uma prova disso é o “novo comportamento” da Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa (FUNDEP), que tem investido na otimização da sua estrutura de gerenciamento. Na prática, ela está reduzindo custos físicos e financeiros, ao passo que aumenta a eficiência dos seus serviços.
Entre as muitas estratégias adotadas está a integração e a participação em diversas alianças jurídicas que visam elevar a sua importância acadêmica, científica e social. Dessa forma, lança-se uma base mais forte que sustentará o presente e o futuro da Fundação.
Para o Dr. Bruno de Moura Teatini, advogado da FUNDEP, essa transformação precisa levar a um ambiente que favoreça “a compreensão do relevante papel das Fundações de Apoio na realização dos projetos” que a elas competem.
Ainda de acordo com Teatini, “embora essas instituições concentrem-se nas atividades-meio — gestão administrativa e financeira —, sua atuação atinge todo o funcionamento do ecossistema dos projetos”.
Por que a gestão é tão complicada e como isso implica problemas jurídicos?
Algo que torna a gestão das Fundações de Apoio mais complexa são alguns problemas comuns como a ausência de informação e de integração entre os setores internos e a área jurídica. Embora o departamento jurídico atue na prevenção de situações que geram prejuízos legais, a falta de conhecimento dos colaboradores resulta em condutas que causam danos à instituição.
Por outro lado, quando a informação e o conhecimento são disseminados entre os setores da Fundação, as chances de ações fiscais, cíveis ou trabalhistas são minimizadas. É o que ocorre, em especial, nas áreas em que os colaboradores cuidam de licitações, importações, pagamentos e contratações, uma vez que tais demandas são criadoras de atos jurídicos impactantes no funcionamento da Fundação.
Com respeito à ausência de integração, o principal efeito é sentido no alinhamento do modelo de gerenciamento interno. Por falta disso, os setores dependem demais do departamento jurídico e não conseguem entender como tomar medidas autônomas para evitar os riscos de sanções judiciais.
Além disso, o Dr. Teatini lembra que “há questões legislativas e institucionais que exigem a atuação política e protocolar dos representantes legais das Fundações de Apoio”. Sem a integração com o jurídico, os gestores não têm o suporte adequado para exercer esse papel fundamental no gerenciamento de riscos da instituição.
Sendo assim, quando há tanto o conhecimento quanto a integração entre o jurídico e os demais setores, a Fundação identifica o seu padrão interno de gestão baseado na sua natureza e realidade. Por outro lado, o departamento jurídico trabalha na construção e na divulgação das instâncias deliberativas, nas portarias e nas resoluções internas.
Quais são os 3 principais desafios enfrentados por uma Fundação?
Embora os desafios sejam grandes, podemos identificar alguns dos principais vistos nas Fundações de Apoio. A seguir, elencamos cada um deles.
1. Intermediação
As Fundações de Apoio desempenham um papel intermediário entre as instituições acadêmicas e tecnológicas das IFEs e ICTs e o mercado privado. No entanto, é um grande desafio ser esse elo importante na viabilização de conhecimentos acadêmicos e na mediação da relação entre o setor público e o privado.
O principal motivo se deve à falta de clareza na legislação para que os procedimentos de gestão sejam exercidos com tranquilidade. Para suprir essa necessidade, tem sido fundamental o uso da tecnologia para proteger a Fundação no exercício das suas funções de intermediação, o que proporciona uma maior transparência.
Um exemplo disso é a implantação do software Conveniar em várias Fundações de Apoio. Com essa aplicação, evita-se sanções legais provindas, por exemplo, de erros no processamento dos pedidos de compras feitos pelos coordenadores das pesquisas aos convênios e contratados.
Afinal, todas as etapas, desde o recebimento até o pagamento dos pedidos, são processadas e registradas segundo as regras da legislação.
2. Regulamentos
Outro desafio enfrentado vem da forte fiscalização realizada por órgãos oficiais, como o Ministério Público (MP), a Controladoria Geral da União (CGU) e o Tribunal de Contas da União (TCU). Embora necessários, os regulamentos impostos por essas instituições criam amarras na gestão dos recursos das Fundações de Apoio.
Sendo assim, há restrições ou limitações que impedem o envio, por exemplo, de recursos financeiros necessários para a execução de várias atividades internas. Uma saída encontrada pelas Fundações é o bom gerenciamento do capital disponibilizado pela união. Novamente, a tecnologia fornecida pela aplicação da Conveniar tem sido um aliado estratégico para o sucesso dessa gestão de recursos.
Por meio do módulo de despesas, a Fundação realiza o cadastro e o controle das despesas administrativas de contratos, convênios e eventos. Além disso, é possível lançar custos e o rateio deles entre os vários projetos. Trata-se, sem dúvida, de uma ferramenta indispensável para usar bem o capital interno.
3. Exigências
O terceiro desafio envolve a cobrança dos pesquisadores para que as Fundações de Apoio trabalhem com agilidade na contratação de bens e serviços. Desse modo, os projetos de pesquisa são viabilizados com maior rapidez. Porém, para atender a essa expectativa, as Fundações precisam de uma estrutura interna com profissionais especializados em diversas áreas. Entretanto, tal suporte custa caro.
Como resolver essa questão? A solução é automatizar processos, diminuindo a necessidade de mão de obra. Com o auxílio do software Conveniar, a Fundação integra os sistemas internos de gestão, otimizando demandas, como o controle financeiro, de pagamentos, dos bens patrimoniais, dos contratos e de auditoria.
Desse modo, a Fundação de Apoio conta com o gerenciamento necessário para manter-se “saudável” a fim de exercer suas muitas atribuições. Com certeza, os efeitos positivos serão sentidos nas pesquisas e na disseminação do conhecimento oferecido por essas valiosas instituições.
Gostou do nosso artigo? Entendeu os principais desafios das Fundações de Apoio? O que acha de conhecer também os muitos benefícios que a Conveniar oferece para essas instituições? Entre em contato com os nossos especialistas!
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