A partir de hoje, 16 de julho, todas as fundações de apoio deverão iniciar a implementação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas ou como é mais conhecido, o eSocial.
O sistema desenvolvido pelo Governo Federal visa unificar a comunicação dos encargos trabalhistas, que até então é feita de forma fragmentada a cada órgão, aumentando a transparência das informações prestadas à administração federal. Na prática, as relações entre empregadores e empregados serão mais facilmente controladas e fiscalizadas, exigindo atenção especial à regularização das diversas relações trabalhistas.
Além da maior transparência no que diz respeito aos contratos de trabalho, também serão registradas no sistema informações sobre todos os pagamentos realizados ao trabalhador, assim como deverá ser descrito as condições de trabalho, as características do ambiente em que o trabalhador desempenha suas funções e os riscos aos quais o empregado está exposto.
A migração para o sistema unificado é bem trabalhosa, haja vista a atualização de dados cadastrais necessária, adequação de softwares e levantamento de informações em alto nível de detalhamento.
Por isso é preciso se atentar às novas regras, aproveitando o período de implantação que se estende até janeiro de 2019, dividido em cinco fases, para se adequar ao cumprimento das exigências. A partir de agora as informações trabalhistas deverão acontecer diretamente no site do eSocial, evitando multas e penalidades administrativas aos empregadores.
Vale ressaltar que o novo sistema não consiste em um regime tributário diferenciado e sim numa nova maneira de operacionalizar a comunicação do cumprimento dos encargos ao Governo.
Se você ainda tem alguma dúvida ou está com o cronograma atrasado, preparamos respostas para as perguntas mais frequentes sobre o assunto para que você entenda como sua fundação será afetada. Vamos começar?
1. Afinal, o que é o eSocial?
O eSocial é um sistema de registro, desenvolvido pelo Governo Federal com o objetivo de unificar o envio e armazenamento de informações tangente aos vínculos empregatícios. Simplificando, todos os registros fiscais, previdenciários e trabalhistas de pessoas físicas que hoje são feitos em diferentes plataformas, deverá ser feito agora obrigatoriamente através do e-social, alimentando um banco de dados único que será administrado pelo Governo.
2. Como vai funcionar na prática?
Na prática, as informações que muitas vezes eram lançadas sem periodicidade definida, deverão ser enviadas eletronicamente para a plataforma do e-social nos prazos determinados pelo Governo. Os dados exigidos pelo sistema já são ou deveriam ser registrados por algum meio, seja no papel ou em outra plataforma online. Com a adoção do e-social, o caminho será único e permitirá ao Governo acesso em tempo real aos dados referentes às relações trabalhistas no país.
3. Quais obrigações precisarão de registro no e-social?
Listamos abaixo as 15 obrigações que os empregadores precisarão comunicar de forma unificada, através do sistema da plataforma desenvolvida pelo Governo:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
4. Quando minha fundação será cobrada da adoção ao sistema?
Os empregadores foram divididos em três grupos para que pudessem implementar o sistema gradativamente. São elas as grandes empresas, delimitadas por empresas com faturamento anual maior que 78 milhões; demais empresas, inclusive micro, pequenas e MEI’s que tenham empregados, é nesse grupo que entram as fundações de apoio. O último grupo abrange os órgãos públicos e o início da implantação é em janeiro de 2019.
A implantação consiste no cumprimento de cinco fases e de acordo com o cronograma divulgado pelo Governo Federal, as fundações de apoio que estão inseridas no grupo de Demais empresas* deverão iniciar a Fase 1 da implantação em julho de 2018.
Confira o calendário completo de implantação do e-social:
Fonte: (Portal eSocial – Governo Federal)
5. Quais vínculos empregatícios devem estar registrados?
Devem ser registradas as informações referentes às diversas formas de relações trabalhistas praticadas no Brasil. Ou seja, trabalhadores autônomos, estagiários, cooperados, celetistas (CLT), estatutários, avulsos ou mesmo sem vínculo empregatício deverão ter suas informações trabalhistas sistematizadas no portal.
6. A que tipo de penalidades estou sujeito caso não cumpra algum quesito?
Os empregadores estarão sujeitos a basicamente as mesmas penalidades aplicadas hoje em casos de descumprimento das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Não há uma multa específica para quem não aderir ao sistema, entretanto, o processamento e a quitação das obrigações dos empregadores para com o Governo Federal ficarão inviabilizadas por outros meios que não seja a plataforma do e-social. Sendo assim, se o Governo não for informado das suas quitações, o empregador ficará vulnerável a multas e sanções administrativas.
E agora, o que fazer para finalizar a implantação do eSocial com sucesso?
De imediato, algumas medidas podem ser adotadas para facilitar a operacionalização dos novos procedimentos, como a qualificação dos cadastros do trabalhador e revisão dos processos administrativos da fundação.
Além de seguir a padronização no envio das informações, se atentar ao prazo também é de extrema importância. Confira abaixo a descrição de cada fase disponibilizada no Portal eSocial e não perca tempo!
Fase 1: Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
Fase 2: Set/18 – Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: Nov/18 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4: Janeiro/19 – Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada
Fase 5: Janeiro/19 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Bônus!!!
Separamos 6 dicas para colocar em prática o quanto antes:
1. Adequação ao sistema do eSocial
Muitas das informações requeridas pela plataforma, provavelmente já são registradas de forma eletrônica. Caso sua fundação possua um sistema de folha de pagamento é preciso se atentar às informações exigidas por ele. Isso porque o nível de detalhamento das informações requeridas pela plataforma é bem maior e por isso talvez seja necessário novo levantamento de informações de seus colaboradores.
Outra dica importante é entrar em contato com o escritório contábil ou com o sistema utilizado para folha de pagamento, verificando se o sistema conseguirá gerar os arquivos que consigam dialogar com o eSocial e se necessário, levantar se é possível realizar as adequações antes do sistema desenvolvido pelo Governo entrar em vigor.
2. Atenção para a qualificação cadastral
A inserção dos cadastros no sistema consiste na primeira fase de implantação do eSocial. Para evitar erros e retrabalhos, revise os dados pessoais dos colaboradores a atualize se necessário. Os dados cadastrados na plataforma serão confrontados com os registros atuais de órgãos como a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, a Previdência Social, e o Ministério do Trabalho e Emprego. Aproveite para verificar também se existem pendências e regularize-as.
3. Invista em capacitação
Diante da relevância e complexibilidade da implantação do eSocial, defina responsáveis para desempenhar as atividades necessárias e os capacite em termos de conhecimento em legislação trabalhista e previdenciária. Se atente que vários setores da sua fundação serão envolvidos naturalmente, uma vez que o sistema exige informações que permeiam as áreas de RH, financeira, contábil, jurídica e tecnologia da informação. É essencial que todos os atores envolvidos nos processos recebam treinamento adequado.
4. Estruture seus processos internos
Reveja os processos existentes nos setores mencionados acima e avalie a necessidade de adequação às novas exigências do Governo Federal. A comunicação entre os setores deve acontecer de forma fluida e completa, garantindo que as informações estejam cadastradas corretamente no eSocial. No início é natural que a curva de aprendizado seja maior, mas com a adaptação, muitos processos manuais e informações que se perdem no meio do caminho diminuirão, otimizando a produtividades dos seus colaboradores.
5. Cargos x funções
No eSocial, registrar apenas o cargo do trabalhador não será suficiente, também será preciso descrever a função desempenhada pelo empregado. Uma dica é consultar a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), documento publicado pelo Ministério do trabalho que reconhece e descreve as características das ocupações do mercado brasileiro. No caso do seu setor de RH não ter essa descrição estabelecida facilitará a produção da mesma ou caso já possua, basta revisar para verificar a adequação entre as partes.
6. Esteja em dia com os laudos médicos
Os laudos médicos asseguram que o trabalhador está apto a desempenhar suas funções e diante de tamanha importância, eles serão obrigatórios para todos os empregadores, independentemente do número de empregados que possuem. Os tipos de laudos exigidos variam de acordo com a entidade empregadora e atividades desempenhadas pelo colaborador.
Se atente ao cumprimento das normas tangentes aos laudos do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), do Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho (LTCAT) e do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
Concluindo
Tá lembrado do que falamos no nosso artigo sobre eSocial nas fundações de apoio? Confira um breve resumo que traz questões pertinentes no que se refere à administração da mão-de-obra contratada para os projetos geridos pela fundação.
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Das obrigações legais a serem cumpridas pelas fundações de apoio, o eSocial pode ser considerado um “terror”. Seguir todas as normativas, principalmente temporais, é um desafio gigante a ser vencido, pois requer manter controle de perto sobre a mão-de-obra contratada.
No caso dos projetos geridos, normalmente essa mão-de-obra fica alocada fora da fundação de apoio e subordinada aos coordenadores dos projetos. Apesar do vínculo trabalhista, muitas vezes estes colaboradores não se sentem funcionários da fundação e se relacionam pouco com ela.
Mas, para conseguir atender às exigências trabalhistas, principalmente nos prazos exigidos, as fundações terão de mudar esta realidade, se aproximar destas equipes, mantê-los informados e buscar informações continuamente. Precisará conscientizar os coordenadores e sua equipe das novas exigências e manter um canal ativo de comunicação.
Para isso acontecer o uso correto da tecnologia, por sua vez, é que garantirá a fluidez da comunicação entre eles. É importante que as fundações de apoio, e as empresas no âmbito geral, estruturem e organizem todos os dados de seus funcionários e entendam o funcionamento do eSocial.
Dessa forma, os possíveis erros que impeçam o envio dos dados ao governo serão minimizados e todo o processo fluirá de forma eficiente, evitando multas e atrasos às instituições.
Um bom planejamento e o uso certo de ferramentas ajudará as fundações de apoio a atender as obrigações do eSocial e demais legislações que estão sendo cada dia mais fiscalizadas.
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Apesar de todo esforço inicial que será demandado para se adequar ao sistema unificado, a tendência é desburocratizar a prestação de contas ao Governo. As entregas que hoje são realizadas em formatos e datas distintas a diferentes órgãos passarão a ser uma entrega padronizada e com data única a um mesmo sistema.
A adoção ao novo canal promete otimizar o tempo de trabalho de seus colaboradores além de trazer mais segurança para sua fundação, já que a probabilidade de erros nos cálculos trabalhistas e previdenciário será menor, mitigando o risco de multas, sanções e processos.
O eSocial já é uma realidade e está vindo com tudo para fazer com que a legislação se cumpra. O ideal é aproveitar as fases de implantação durante o segundo semestre e fazer as adequações necessárias, evitando erros e surpresas em janeiro de 2019, quando as atividades já deverão estar funcionando totalmente dentro do sistema único.
Ainda ficou com alguma dúvida? Fique por dentro do Manual de Orientação do eSocial, material disponibilizado pelo Governo Federal com o intuito de auxiliar os empregadores nessa etapa de transição de sistemas.
