Caros leitores, se vocês se predispuseram a ler este artigo, isso demonstra a importância do tema e o quanto uma conciliação financeira representa no quadro de dificuldades enfrentadas no dia a dia da gestão de projetos em fundações de apoio.
A minha intenção com este texto é trazer para discussão um assunto de grande impacto na gestão de projetos. Uma conciliação financeira bem feita e em dia, traz uma enorme confiança para os tomadores de decisão na execução financeira de um projeto. Ela garante que a gestão financeira do projeto esteja sob controle, sincronizada com a execução bancária correta, com informações consistentes em relação ao saldo do projeto, de suas rubricas e executado de acordo com o plano de trabalho.
Ok Conveniar. Quais pontos devo observar para que a conciliação financeira não se torne uma tarefa tão difícil?
Como vimos logo acima, a conciliação financeira traz consistência nas informações financeiras do projeto, contemplando, não só o gestor de projetos da fundação, como também o pesquisador, que está na outra ponta deste processo. Do mesmo jeito que estas informações chegam em todas as pontas do processo, elas também se originam e retornam.
Na sequência, citaremos pontos importantes que fazem parte de boas práticas na gestão de projetos. Estes pontos garantem consistências nas informações proporcionado uma boa gestão financeira e, consequentemente, uma conciliação pontual.
Registrar todas as requisições de pagamentos e recebimentos
Independente da forma que as informações dos projetos são registradas na sua fundação, este ponto é um dos mais importantes no que diz respeito a boas práticas. Como foi dito anteriormente, esses registros partem do pesquisador ou do gestor de projetos, que tomam a decisão, criam as requisições e aprovam, baseando-se no que foi planejado para o projeto (plano de trabalho).
Seguir um processo em que todas as informações são canalizadas garantirá que nada será executado fora do processo e do planejado, proporcionando uma gestão eficiente e eficaz.
E o setor financeiro, pode confiar fielmente nessas informações?
Possuir um processo de aprovação bem estruturado e transparente
Não basta apenas registrar todas as informações referentes às requisições de pagamentos e recebimentos, é necessário também possuir um processo bem estruturado e documentado, onde deverá estar bem definido todos os atores do processo e seus níveis de responsabilidade e aprovação.
Com esta estrutura bem definida e transparente, o setor financeiro terá toda a confiança e autonomia para realizar a execução financeira e bancária de todos os projetos da fundação. Este é um ponto muito importante, pois ele facilita muito a realização da conciliação, diminuindo as inconsistências. Ou seja, para haver a execução correta, as informações precisam chegar corretas, completas e precisas para a equipe do setor financeiro da fundação.
Tranquilo até então?
Espero que sim. Nos dois pontos citados acima falamos a respeito de processos e fluxo de informações. Os próximos pontos em destaque falaremos da atuação do setor financeiro neste processo, onde citaremos ações cruciais que impactam diretamente em uma conciliação financeira mais rápida e tranquila.
Organização do setor financeiro
Quando falamos do setor financeiro, falamos da equipe, falamos de pessoas que são a parte mais importante deste processo. Uma equipe capacitada e engajada é essencial para execução de qualquer processo, e no setor financeiro não é diferente.
Em relação a gestão financeira e execução bancária, uma equipe alinhada garantirá que as tarefas serão cumpridas seguindo todos os protocolos, eliminando praticamente qualquer possibilidade de ser executado algo fora do processo e, consequentemente, causando transtornos em futuras conciliações financeiras.
Uma dica importante para uma equipe alinhada, é uma cultura organizacional bem disseminada, processos bem definidos e documentados e uma liderança próxima da equipe, almejando objetivos em comum.
Registrar os comprovantes de pagamentos gerados pelo banco
A execução bancária é uma etapa que requer muita atenção, uma vez que estamos lidando com dados bancários e principalmente com o recurso dos projetos. Muito importante no acompanhamento dos pagamentos e recebimentos é a geração de comprovantes das execuções e o arquivamento dos mesmos.
Este processo servirá como auxilio na execução da conciliação financeira, caso seja encontrada alguma inconsistência. Podemos identificar problemas, tanto para transações executadas no banco sem registro, quanto para registros de pagamentos sem execução bancária, ou até mesmo transações executadas em contas erradas.
Um exemplo clássico para a situação citada acima é um pagamento de um projeto executado na conta de outro projeto.
Depois de todos estes pontos e dicas, você deve estar se perguntando:
“Conveniar, com qual frequência realizar a conciliação financeira? Existe alguma ferramenta que possa auxiliar as fundações em todo o processo de gestão de projetos?”
A resposta vem nos dois pontos a seguir!
Periodicidade para a realização da conciliação financeira
Esta periodicidade é muito relativa, varia de fundação para fundação. O importante neste ponto é observar o número de projetos e o volume de pagamentos e recebimentos geridos pelo setor financeiro. Quanto maior o volume, maior deve ser a periodicidade da conciliação financeira.
Como boa prática, é válido reforçar a definição de um cronograma que se ajuste a realidade do setor e que ao mesmo tempo garanta que a tarefa seja executada. Conciliações diárias, semanais, quinzenais e mensais, são todas eficientes, desde que esteja alinhada com todo o processo definido na fundação.
Um sistema de informação que te auxilie na gestão desses processos
Conforme foi dito até aqui, é de extrema importância o registro, a canalização das informações e processos bem definidos e documentados. Todos esses requisitos poderão ser executados de diversas formas, e uma delas é com o auxilio de uma ferramenta totalmente focada na gestão de projetos de fundações de apoio.
Com a existência de um sistema, o processo fica muito mais automatizado e ágil, facilitando a comunicação e a transação de informações com todos os atores do processo. Essas informações ficam canalizadas e armazenadas em uma única base de dados, disponíveis para consultas futuras dos registros e arquivos.
Chegamos à conclusão que um sistema fecharia com chave de ouro todo o processo, ainda mais um sistema que apresente ferramentas que auxiliem também o processo de conciliação financeira.
E existe esse sistema?
A reposta é sim. O Conveniar pode te ajudar com um sistema de informação completo e também com uma consultoria na construção dos processos e na implementação dos mesmos.
Caros leitores, chegamos ao final do nosso artigo onde discutimos alguns pontos importantes para a gestão financeira dos projetos de fundação de apoio. Vimos a extrema importância de processos bem estruturados que garantirão a eficiência na execução de pagamentos e recebimentos e, assim, facilitarão a execução da conciliação financeira.
Excelente!
Para você que chegou até aqui, foi muito importante abordarmos este assunto e mostrarmos a importância da execução de boas práticas que auxiliam a fundação a atingir seus objetivos.
Como dito anteriormente, este assunto é muito importante e delicado. Obviamente que citamos algumas boas práticas que podem ser implementadas nos processos da fundação, e é claro, que existem muitas outras que podem nascer sob demanda e que possam integrar este manual.
Se pudermos auxiliá-lo com mais detalhes sobre esse assunto, envie um e-mail para contato@conveniar.com.br e teremos o prazer em fazer contato para debatermos mais sobre como implementar uma boa gestão financeira de projetos, incluindo a conciliação, é claro!
