Imagina se você tivesse controle total do seu projeto, seu pesquisador fosse promotor inquestionável da sua fundação, o plano de execução estivesse em dia, a prestação de contas entregue a financiadora fosse aprovada sem glosa e a gestão financeira refletisse fielmente o extrato bancário.
Toda essa história se assemelha ao caso da cabeça de bacalhau: sabemos que existe, já ouvimos falar, mas nunca ninguém viu.
São incontáveis as vezes em que chegamos nas fundações e nos deparamos com um setor chamado “Prestação de Contas”. O consultor curioso, pergunta: “Onde fica o setor de gestão de Projetos?”, “A prestação de contas é que faz esse trabalho”, responde a gestora.
Uma mudança sutil na nomenclatura que faz toda a diferença. A prestação de contas não é, e nunca deve ser, o foco na gestão de projetos da fundação. Uma boa prestação de contas é o resultado de uma gestão de projetos eficiente e consistente. Ela é resultado, não meio.
No fundo, ninguém quer admitir que só é dada tanta importância a prestação de contas porque é o lugar onde as “bombas” geralmente estouram. Por que será? Porque algo de errado aconteceu lá atrás, estou certo?
Afinal, esse cenário descrito mais se parece a cabeça salgada do conhecido peixe ou é realmente factível?
Quais são as características comuns dos projetos bem geridos? Quais são os passos necessários para gerir de maneira consistente os projetos da minha fundação de apoio?
1 – Foco na legislação
Seria ingenuidade da minha parte não levar em consideração a legislação vigente. Sempre quando o assunto é “fundação de apoio”, devemos considerar de imediato o cumprimento da legislação. O sucesso na gestão de um projeto está diretamente relacionado ao conhecimento do gestor das leis, decretos e resoluções vigentes que ditam o que deve e o que não deve ser feito.
Neste momento o trabalho não se restringe somente ao setor de Projetos. Compras tem uma relação fundamental com esse processo. Uma compra realizada de maneira equivocada compromete o sucesso do projeto.
2 – Ouça o seu financiador
Talvez um dos maiores gargalos estão aqui. Cada financiador dita as suas próprias regras. É ele quem vai julgar o que é certo e o que é errado. Ainda pior, muitos partem do princípio que não há boa fé “do lado de cá”, o que corta toda e qualquer relação de parceria da interação.
Portanto, entenda as regras do seu financiador. Na dúvida, pergunte. Registre tudo, pois a análise da prestação de contas pode demorar meses ou, até mesmo, anos. Crie uma relação próxima e profissional com ele, pois provavelmente ele financiará outros projetos geridos pela fundação.
3 – Não há conquista sem planejamento
Planejamento é uma palavra clichê quando falamos de gestão de projetos.
Antes de iniciar o projeto, faça uma reunião de start com o pesquisador. Auxilie no planejamento da execução financeira. Antecipe as compras, sempre que possível, para o início do projeto. Explique como funciona o cálculo dos impostos para pagamento de pessoa física e jurídica (não é bobeira, muitos não sabem e não tem porquê saber).
Respeite o prazo mais importante: a vigência. O planejamento evita que sejam criados aditivos para o projeto ou que o recurso não seja utilizado em sua totalidade. Em ambos os casos o resultado não é benéfico para a fundação.
4 – O coordenador é rei
Mantenha o pesquisador informado de tudo e a todo momento. Quanto mais informações consistentes estiverem a sua disposição, menos tempo ele ficará na fundação questionando a quantidade de recursos que ainda estão disponíveis e como está o andamento do seu projeto.
O coordenador é o dono do projeto, é o cliente. Sem ele a fundação não sobrevive. A sua rede de contatos e os seus projetos podem trazer incontáveis benefícios para a instituição.
Ter um sistema que disponibilize em tempo real todas as informações do projeto para o coordenador é prezar pelo capricho de todo o processo.
Trazer transparência e auxiliar na comunicação com o coordenador, essas são algumas das razões de ser do Conveniar (não deixe de conhecer, clica logo!).
5 – Faça da conciliação uma rotina
Gestor de projeto faz conciliação bancária, sim!
Pela minha experiência no mercado de fundações de apoio, este é o ponto que separa os gestores comuns dos bons gestores de projeto. As quatro primeiras dicas auxiliam (e muito) o trabalho, mas geram um grande trabalho no momento da prestação de contas.
Gestor(a) de projeto deve sentar na sua cadeira PELO MENOS uma vez na semana, desligar o telefone, colocar o fone de ouvido e estar com o extrato bancário dos seus projetos em mãos e o controle financeiro nas planilhas ou sistemas de gestão (de preferência no Conveniar :D).
Achou um lançamento? Check! Não achou? Lança na planilha/sistema. Encontrou um pagamento inconsistente? Corrige!
O segredo em poucas palavras: conciliação bancária com periodicidade definida = prestação de contas mamão com açúcar.
Confesso que seguir essas 5 dicas não é uma tarefa simples, por isso é tão difícil encontrarmos projetos consistentes e bem geridos. Mas bacalhau não nada sem cabeça. Bons gestores de projetos possuem todo o background necessário para fazer acontecer.
E você, acha que faltou algum ponto importante? Vamos evoluir e enriquecer a nossa discussão.
