A Fundação de Apoio à Educação, Pesquisa e Desenvolvimento Científico e Tecnológico (FUNTEF-PR) da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR) é uma instituição que tem por objetivo apoiar o desenvolvimento de tecnologias diversas.
Recentemente, a fundação passou por uma grande reestruturação tecnológica, utilizando, para isso, ferramentas de alto desempenho fornecidas pelo Conveniar. Neste artigo, mostraremos tudo sobre esse processo. Acompanhe!
COMO ERA A FUNTEF-PR?
A FUNTEF-PR foi criada em 1997 como uma entidade sem fins lucrativos. Ela tem sede em Curitiba, no Paraná, e tem como finalidade o apoio a pesquisa, ensino e extensão realizadas pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná. Dessa forma, ela tem, entre seus objetivos, o foco na promoção do desenvolvimento científico, tecnológico, artístico e cultural, bem como a preservação ambiental e o aprimoramento das relações entre a universidade e a comunidade.
Apesar das suas importantíssimas funções, segundo Humberto Gamba, diretor superintendente da fundação em live promovida pelo Conveniar no dia 30/06/2020, haviam muitos desafios a serem superados a partir do início da sua gestão, no ano de 2017. Um deles era a dificuldade que os coordenadores e pesquisadores encontravam para saber os saldos de seus projetos, especialmente pelo número excessivo de sistemas que tinham o objetivo de controlar essas entradas e saídas de recursos, mas que acabavam atrapalhando.
Ainda segundo Humberto Gamba, outra grande dificuldade encontrada era a gestão de documentos, o que deve ser comum em outras fundações, de acordo com o que foi descrito pelo diretor superintendente. Nesse sentido, sempre que havia uma prestação de contas o gestor do projeto deveria procurar os documentos necessários dentro das dezenas de caixas que eram arquivadas na sala específica.
QUAL É A VISÃO DA UTFPR ANTES E DEPOIS?
Com essa nova gestão, muitos processos foram alterados dentro da FUNTEF – PR. Neste tópico, mostraremos essas mudanças e a implementação de tecnologias fornecidas pelo Conveniar. Uma das primeiras e mais impactantes mudanças foi feita na própria estrutura administrativa.
Antes, a fundação era administrada por vários diretores e, geralmente, o acesso dos colaboradores, gestores de projetos e demais pessoas ligadas era mais complexo. Assim, foi necessária uma reestruturação da diretoria, como demonstrou a diretora administrativa da instituição, Patrícia Mokrzycki, que também participou da live do Conveniar. Obviamente, a gestão anterior também foi bastante eficiente, como foi descrito por Elayne Galvão, assistente administrativa da fundação. Essa gestão foi de grande valia, entretanto, foi necessária uma reestruturação para que a fundação pudesse acompanhar as mudanças que estão ocorrendo devido à implementação da tecnologia.
Uma das alterações foi trabalhar com a gestão de documentos que vai muito além de, simplesmente, armazenar papéis. Trata-se de um processo de organização e manutenção desses documentos, o que demandou a contratação de uma empresa terceirizada para realizar todo esse trabalho.
Todo o processo demorou alguns meses para ocorrer, afinal, foram necessários diversos procedimentos para que toda essa gestão fosse elaborada. Além disso, a implementação de um sistema único de gestão facilitou em muito todos os processos da fundação.
Com essa mudança, segundo Patrícia Mokrzycki, todos os colaboradores da instituição “falam a mesma língua”, o que não ocorria antes da reestruturação — por exemplo, quando um colaborador realizava processos diferenciados e quando era necessário elaborar relatórios ou verificar saldos.
Outra mudança considerável foi a contratação de empresas terceirizadas para executar os trabalhos de contabilidade e gestão de recursos humanos, o que foi bastante complexo, pois não é todo o prestador de serviço que tem a expertise e conhecimento necessários para atender a todas as demandas administrativas e jurídicas de uma fundação de apoio. Também ocorreram alguns outros desafios no processo de reestruturação, como o caso de colaboradores que não conseguiram acompanhar as mudanças e saíram da fundação, o que demandou a contratação e treinamento de novos profissionais.
Houve, ainda, a redução de custos dentro desse processo de reestruturação. Antes, a fundação contava com 36 funcionários, divididos em 7 locais diferentes — sendo a matriz, em Curitiba, e as outras 6 filiais em campus da UTFPR no interior do estado do Paraná. Com a reestruturação, o custo com funcionários reduziu significativamente, passando para 18, distribuídos em todas as unidades, gerando uma redução de 70%, conforme dados fornecidos por Patrícia Mokrzycki.
Por fim, o processo de compra, que anteriormente era complexo e repleto de burocracias, também passou por reestruturações, deixando-o mais simples e rápido, sendo orientado pelo escritório de advocacia contratado para garantir lisura e transparência.
COMO A CONVENIAR AJUDOU A FUNDAÇÃO?
Segundo Humberto Gamba, o Conveniar teve um impacto substancial nesse processo de mudança. Isso porque a empresa fornece a solução completa e totalmente específica para a fundação de apoio. Se não existisse essa possibilidade, seria necessário montar um sistema de gestão, o que demoraria anos.
Existem algumas soluções no mercado, entretanto, segundo Patrícia Mokrzycki, o Conveniar surgiu como a solução mais adequada, especialmente pela atenção que foi dada nos primeiros momentos de negociação e pelo apoio fornecido durante o processo de implementação do sistema e treinamento dos colaboradores.
Além disso, o Conveniar não é uma fornecedora de softwares gerais que atende todo tipo de empresa. A solução fornecida é específica para fundações de apoio, como a FUNTEF – PR, podendo personalizar as funcionalidades para atender a todas as necessidades da instituição. Isso faz toda a diferença para uma organização, especialmente na organização administrativa e realização de processos automatizados e simples, reduzindo substancialmente o trabalho manual, proporcionando tempo disponível para ser dedicado a outras tarefas necessárias dentro da fundação.
O Conveniar é uma solução que facilita muito a gestão da fundação, oferecendo um sistema capaz de abranger todas as necessidades da instituição, garantindo, principalmente, a gestão transparente dos recursos gerenciados por ela e nos projetos executados.
Como você pode perceber, o Conveniar teve um papel importantíssimo no processo de reestruturação da FUNTEF -PR, fornecendo muito mais que um sistema para gestão da fundação, ou seja, estruturando todos os processos, entendendo a necessidade da instituição e oferecendo a solução que atende a todas as suas demandas.
Se você quer saber mais sobre esse tipo de sistema, entre em contato conosco e converse com um de nossos consultores.
Faça o download deste post inserindo seu e-mail abaixo
