O processo de compras para as fundações demanda cuidados, bem como o cumprimento de alguns procedimentos básicos determinados pela lei. Além disso, elas precisam ser feitas com o máximo de eficiência para garantir a perfeita administração dos insumos, produtos ou serviços adquiridos por essas instituições.
Nesse contexto, a avaliação do processo de compra é fundamental para garantir a sua lisura e eficiência máxima. Pensando na importância do assunto nós resolvemos escrever este artigo. Nele, mostraremos a importância do processo de compras para fundações de apoio e como garantir a sua eficiência. Acompanhe!
A importância de ter um bom processo de compras
As fundações têm um setor específico para cuidar de suas compras graças à complexidade que esse processo exige. Essas instituições precisam cumprir com uma série de procedimentos burocráticos e algumas rotinas pré determinadas com o objetivo de atender a todas as exigências legais necessárias nos processos de compra.
Apesar de o decreto 8241/14, que regulamenta as compras para fundações de apoio ter minimizado o número de burocracias desses processos, ainda existem alguns que precisam ser seguidos, afinal, elas são executadas com o dinheiro público e, por esse principal motivo, precisam ser bem gerenciados.
Normalmente, as fundações instituem setores de compras separados da sua gestão financeira para evitar a sobrecarga desse outro departamento, que também tem uma gama de obrigações a serem cumpridas. Quando essas instituições realizam a gestão de projetos, o departamento de compras se torna ainda mais necessário, graças ao aumento no volume de aquisições necessárias para a realização desses trâmites.
No vídeo abaixo, os diretores da Conveniar, Alessandro e Paulo Márcio debatem sobre o assunto, detalhando os principais desafios relacionados aos fornecedores, coordenadores de projetos e aos compradores da fundação. Confira!
Os desafios nos processos de compras para fundações
O processo de compras de uma fundação tem uma série de outros desafios que vão muito além do perfeito cumprimento legal e zelo com os recursos que entram na instituição.
Os responsáveis por esse setor enfrentam — quase que diariamente — outros grandes desafios que discorreremos nos próximos tópicos. Continue lendo!
Fornecedores
Podemos afirmar que um dos maiores desafios das fundações é o relacionamento com seus fornecedores, dada a quantidade de produtos e serviços que ela precisa adquirir. Logo, os compradores precisam contar com um número elevado de fornecedores nacionais e internacionais para conseguir suprir todas as necessidades da instituição.
Os procedimentos de compras para fundações exigem, no mínimo, três propostas de preços ou orçamentos para que possam ser realizados, aumentando ainda mais a complexidade e a necessidade de cultivar uma relação forte com o mercado de fornecedores dos inúmeros produtos e serviços que são necessários.
Nesse contexto, podemos resumir esse desafio em 4 etapas:
- encontrar fornecedores de qualidade;
- cultivar uma boa relação com eles;
- conseguir levantar o mínimo de propostas exigidas pela legislação específica do processo de compra;
- manter o tempo de entrega dos produtos de forma razoável para todos os locais do país.
Coordenadores
Os coordenadores são os clientes da fundação. Eles são os que dão o “start” nos processos de compra e aguardam o sucesso do procedimento na ponta da linha. Eles são os principais interessados na agilidade e economicidade desses processos. Logo, deve haver uma relação muito próxima entre essas pessoas e os compradores, que mencionaremos no tópico seguinte.
Uma das dificuldades encontradas é a especificação dos próprios produtos ou serviços que precisam ser adquiridos. Como a comunicação acaba sendo muito “ruidosa” é muito comum que compras sejam feitas de forma equivocada, sem as devidas descrições necessárias para a implantação em um projeto.
O Conveniar proporciona ao coordenador um portal exclusivo para que ele possa verificar as últimas cotações e produtos adquiridos, facilitando a pesquisa e diversas informações sobre especificações e preços de produtos, facilitando e agilizando muito o processo de compras.
Compradores
Por fim, temos o desafio com os compradores. Você já deve saber que o processo de compras pode ser longo e demorado. Entretanto, existem alguns pontos que a fundação pode atuar para diminuir esses pontos e os compradores atuam diretamente nessa melhora.
Nesse sentido, os compradores devem otimizar ao máximo suas atividades, afinal, algumas etapas que envolvem os fornecedores e coordenadores são difíceis de serem gerenciadas por se tratarem de pessoas que estão fora da fundação.
Um dos principais desafios nessa otimização é a falta de conhecimentos técnicos e treinamentos específicos das pessoas que estão lidando diretamente com os processos de compra. Afinal, compras com dinheiro público não dependem, simplesmente, de três propostas e uma nota fiscal.
Portanto, mesmo se o setor de compras for bastante ágil é necessário medidas para tornar os procedimentos totalmente embasados e fortalecidos com os documentos e procedimentos necessários. O Conveniar estabelece uma rotina em seus sistemas para garantir o mínimo de documentação legal para que o processo de compra ocorra.
Capacitação de compradores
A capacitação dos compradores é o ponto inicial para a otimização do processo de compras. Esses profissionais precisam conhecer a legislação, como o Decreto 8.241/2014 que é o que a maioria das fundações utilizam, a própria Lei de Licitações (8.666/1993), entre outras.
Por fim, é necessário que os compradores tenham as habilidades técnicas e comportamentais necessárias para executarem o processo de compras. Afinal, esse processo demanda o relacionamento direto com diversos elementos essenciais, tais como: fornecedores, coordenadores, setor jurídico, entre outros.
Isso significa que esse profissional precisa ser proativo para ganhar a agilidade no processo e mantê-lo totalmente dentro dos padrões, e preceitos exigidos pela Lei e pelos demais participantes do processo de compras das fundações.
Boas práticas para garantir eficiência no processo de compras
Agora, mostraremos algumas boas práticas para garantir o máximo de eficiência nos processos de compra.
Sobre o desafio com fornecedores, é fundamental que a fundação componha um banco de dados ou algum tipo de listagem contendo as principais empresas que fornecem os mais diversos produtos e serviços. Nesse contexto, a instituição vai constituindo uma base de fornecedores ao longo do tempo, facilitando o contato com eles e a solicitação de propostas.
Esse banco de dados facilita em muito o processo, tendo em vista que a maioria das compras realizadas nas fundações são repetidas, ou seja, são procedimentos para aquisição de materiais de informática, produtos laboratoriais e outros de uso e consumo. Tendo um bom cadastro de fornecedores, a aquisição desses itens ficará otimizada e prática.
O Conveniar tem uma função que facilita em muito o processo. À medida que você vai montando o banco de fornecedores, quando necessitar de cotações, o próprio sistema faz a sugestão de empresas que fornecem o item desejado.
Outra funcionalidade que o Conveniar proporciona aos processos de compra é o que chamamos de Negociar, uma ferramenta desenvolvida com o objetivo principal de aumentar o alcance de fornecedores qualificados para as fundações.
Sobre os compradores, é fundamental que eles mantenham um contato direto com os coordenadores. Essa relação próxima agiliza e muito os processos de compra. Além disso, a fundação deve adotar como boas práticas o investimento em treinamentos de capacitação e reciclagem para esses profissionais. Veja abaixo algumas características importantes e cruciais do comprador:
- organização — o Conveniar tem funções para facilitar o dia a dia do comprador, entretanto, é importante que esse profissional seja organizado para não se perder diante de tantos e-mails, propostas, comunicados e demais documentos.
- proatividade;
- facilidade de comunicação;
- exigência constante do cumprimento da lei, entre outras.
Por fim, podemos concluir que o processo de compras para fundações de apoio — apesar de serem processos que têm métodos bastante específicos — podem ser facilitados com a utilização de uma solução eficiente como a que a Conveniar oferece para esse tipo de instituição.
Se você quer saber um pouco mais sobre esse assunto, entre em contato conosco e fale com um de nossos consultores. Assim, explicaremos com mais detalhes o funcionamento dessa solução.
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