Já parou para pensar por que apertamos o botão do elevador duas, três, quatro vezes, até ele chegar? Será que acreditamos mesmo que o elevador vai chegar mais rápido se apertarmos mais vezes o botão? Já parou pra pensar por que isso acontece?

Aposto que não! Vivemos no modo piloto automático. Não temos tempo pra isso ou aquilo, estamos sempre ocupados, atrasados e exaustos. Não paramos para pensar! Não paramos para planejar. Não paramos.

Criou-se um mito em torno no status ocupado. Fulano está ocupado, está bem cheio de trabalho, é o fodão da área, o resolvedor de pendências. Loucura, correria e falta de tempo viraram características para descrever o cara bem-sucedido profissionalmente.

Já parou pra pensar que produção não se mede por horas gastas no trabalho e sim pelo quanto você consegue produzir em uma hora, ou seja, pela produtividade? Então alerta vermelho se você está sempre ocupado e nunca consegue zerar sua lista de pendências. Estar ocupado é diferente de estar produzindo. Nem sempre estar ocupado é sinal de produtividade. Compare algumas características que a Endeavor apontou no quadro abaixo e comece a refletir se você se encaixa mais no ocupado ou no perfil produtivo:

No dia a dia da fundação estamos sempre apagando fogo, resolvendo alguma urgência. Precisamos atender um coordenador, um fornecedor, fazer um pagamento prestes a vencer, responder os e-mails… estamos sempre ocupados. Mas e o resultado disso? Você consegue atualizar as informações no sistema ou nas planilhas de controle?

Tão importante quanto fazer é registrar o que foi feito. Afinal, precisamos manter os processos transparentes, atualizados e prestar conta de tudo depois. Além de quantidade, devemos produzir com qualidade e é primordial tirar um tempo para se dedicar a isso e planejar nossas próximas ações para não gerar problemas no futuro.

A pílula do dia seguinte

São inúmeros os textos motivacionais que encontramos sobre como o tempo passa rápido. A grande sacada é perceber que desacelerar o tempo é questão de ponto de vista. O que você pode fazer para aproveitar mais e melhor a sua dose diária de 24h? Já dizia o grande escritor e palestrante Mário Sérgio Cortella, a agenda nossa de cada dia ela é um tanto complicada, mas entenda que tempo é uma questão de prioridade. Você não vai mudar o calendário. Você tem que mudar suas prioridades.

Quando você diz que não tem tempo pra algo na verdade está dizendo que esse algo não é prioridade para você. O dia terá 24h, quer queira, quer não. Você tem o poder de escolher o que fazer com cada uma delas.

 

Estamos escolhendo, e devemos escolher, sempre conscientes de que cada escolha implica uma renúncia, uma renúncia de opção, de oportunidades, de resultado, ou simplesmente de tempo. Mas escolher implica, sobretudo, focar em um ponto e desenvolvê-lo ao máximo e até o fim. Isso vale tanto para a carreira quanto para o lado pessoal.

Mas espera, como separar a tênue linha entre o estar sempre ocupado com as pendências e ter algum tempo livre para administrar de acordo com minhas escolhas? Fazer nada também é fazer algo! Faça nada por alguns momentos.

Para quem assistiu à película ‘Comer, rezar e amar’, é impossível não se lembrar da máxima “Dolce far niente”, ou no bom português, a doçura de não fazer nada. Precisamos parar mais para ‘fazer nada’. Prefiro chamar de ócio criativo, aquele momento em que aparentemente não estamos fazendo nada, além de pensar na vida. São momentos como esses que costumam vir aquelas boas ideias “do nada”, aquele momento EUREKA!

Temos o vício de achar que não fazer nada é perder tempo, o tal mito do ocupado, a falsa impressão de que quanto mais estamos ocupados mais coisas estamos fazendo. E esse mito não é de todo errado, você pode estar direcionando seus esforços para fazer muitas atividades paralelas e finalizando uma ou duas medianamente. Se preocupar com a acabativa de um trabalho é tão importante, senão o ponto mais crucial, das responsabilidades de um profissional dentro da empresa onde ele atua.

Gerenciar incêndios ou simplesmente apagá-los?

Sair da loucura do presente para aprender com os erros e acertos do passado e pensar em como transformar o futuro é fundamental. Já parou pra pensar que estamos sempre imersos nas pendências e mal molhamos os pés com as tendências? Nos preocupamos muito com o que temos para fazer e quase nada em como podemos fazer diferente no futuro para ganharmos saltos de tempo.

Apagamos incêndio dia sim e outro também. Somos bombeiros de uma vida louca e acelerada e mal nos preparamos para o dia seguinte, quem dirá para o mês, semestre ou ano que estão logo ali. A gestão de excelência está justamente em equilibrar as pendências com as tendências.

Verdade seja dita, as pendências têm que ser resolvidas. Mas investir um pouco do tempo presente para pensar em como otimizar seu tempo no futuro não é mais uma escolha, é sobrevivência no cenário competitivo que atuamos, onde produtividade é a chave de sucesso dos negócios.

Sabemos que resolver as pendências no menor tempo possível e deixar as informações atualizadas para o restante da equipe é fundamental para o gestor de uma fundação, mas fazer isso sem a ajuda de um software é uma tarefa quase impossível.

Uma boa ferramenta, que contempla estes pontos e nos ajuda no controle das pendências, é o Conveniar, um software de gestão automatizada de contratos e convênios. Além de registrar todas as solicitações e pagamentos realizados para cada projeto, mantém em sua tela inicial uma lista de pendências de acordo com cada gestor ou setor responsável. Assim, toda vez que você entra no sistema, ele já te mostra o que está em atraso ou requer alguma ação sua ou de um colega de equipe. Todas as informações ficam centralizadas e podem ser acessadas simultaneamente por todos os envolvidos da gestão do projeto. Não é ótimo?