A contabilidade deve ser considerada uma atividade fim na fundação de apoio ou uma atividade meio para cumprir os objetivos para os quais estas fundações foram criadas? Sem dúvida, a contabilidade é uma atividade importantíssima nas fundações de apoio, mas, muitas vezes, os gestores veem a contabilidade como principal meio para conseguir executar sua gestão. Contudo, a gestão financeira de projetos consegue aproveitar muito pouco das informações geradas e do processo de trabalho fornecido pela contabilidade.
Esta visão está mudando, e nos últimos anos temos observado que os gestores das fundações de apoio estão entendendo a contabilidade não mais como uma atividade fim, mas como atividade meio.
Num entendimento mais estratégico, a contabilidade apresentará, como resultado da sua função, as demonstrações contábeis de todo o trabalho realizado na fundação de apoio, garantindo ao Fisco e aos órgãos de controle, informações precisas da correta execução financeira e do funcionamento da fundação. Além disso, a contabilidade é peça fundamental de uma boa governança corporativa.
Claro que esta visão pode e provavelmente será considerada limitada sobre a função da contabilidade em uma fundação de apoio. Então, numa perspectiva estratégica, vamos apontar dois resultados estratégicos que a contabilidade não consegue entregar:
– A contabilidade não consegue entregar, de forma eficiente e eficaz, informações sobre a gestão financeira dos projetos aos clientes da fundação de apoio, pesquisadores e coordenadores de projetos.
– Os relatórios contábeis não atendem às prestações de contas dos projetos geridos pelas fundações, ou seja, também não consegue atender a um dos principais stakeholders das fundações, as financiadoras.
Esta mudança de perspectiva sobre os objetivos da contabilidade na fundação de apoio tem levado vários gestores a questionarem a necessidade de manter a atividade contábil dentro da fundação e a viabilidade de terceirizar estes serviços.
Então, o que é importante levar em consideração nesta difícil decisão de terceirizar os serviços contábeis da fundação ou realiza-los internamente?
1- Porte da fundação
Claro que o tamanho da fundação de apoio é um dos principais pontos a considerar na hora de terceirizar os serviços contábeis. Considero fundações de grande porte aquelas que gerem, na média, mais de 500 projetos anualmente. Nestes casos, provavelmente haverá demanda de profissionais full time para as atividades contábeis, além de complexidades operacionais e de gestão que justifiquem uma equipe interna de contabilidade.
Mas este parâmetro de porte da fundação não deve ser limitante para uma avaliação mais aprofundada. Continue verificando os demais pontos a seguir.
2- Necessidade de redução de custos
Este é, talvez, hoje em dia o principal argumento de questionamento para a manutenção dos serviços internos de contabilidade. Uma fundação cliente do Conveniar conseguiu reduzir a um terço os custos com a área contábil terceirizando estes serviços. E esta redução foi considerando apenas os custos diretos com mão de obra.
Não é nada barato manter uma contabilidade de qualidade na fundação. Devemos considerar os custos com: um contador e outros profissionais auxiliares necessários para desempenhar todas as funções da atividade contábil, infraestrutura física e demais gastos diretos e indiretos para execução das atividades.
A terceirização para um escritório contábil que atende a outros clientes PJ, faz com que este custo seja diluído, o que irá refletir diretamente no valor dos serviços contábeis cobrado dos clientes.
3- Equipe de contabilidade interna já estruturada
A fundação poderá ter uma grande perda de eficiência ao terceirizar os serviços contábeis, caso sua fundação de apoio possua contabilidade interna e esta cumpra os seguintes requisitos: possui os processos contábeis bem estruturados, eficientes e otimizados; são eficazes no cumprimento de todas as obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis; dão total apoio na governança corporativa da fundação; apoiam na geração de relatórios gerenciais para tomada de decisão; e são protagonistas nas auditorias internas e externas.
Nunca, um escritório terceirizado conseguirá atender da mesma forma que uma equipe interna bem estruturada. A vivência no dia a dia dentro da fundação dos desafios e necessidades serão sempre melhor compreendidos por quem está mais perto.
Para minimizar este problema, uma solução muito interessante que encontramos em algumas fundações clientes do Conveniar, que terceirizaram a contabilidade, foi colocar um funcionário do escritório contábil trabalhando dentro da fundação. Este funcionário do escritório contábil acompanha e desempenha funções contábeis rotineiras e diárias, respondendo às necessidades urgentes com agilidade e realizando os trabalhos operacionais de contabilização dos dados financeiros próximo da sua origem e registros documentais.
Agora, se sua contabilidade interna não consegue cumprir com primazia todos os requisitos descritos anteriormente, considere fortemente a terceirização destes serviços.
4- Escritório de contabilidade com capacidade de atender à fundação. Encontre o parceiro certo.
Este é, talvez, o principal dificultador para o processo de terceirização dos serviços contábeis das fundações de apoio. A contabilidade de entidades do terceiro setor possui especificidades muitas vezes desconhecidas da maioria dos escritórios contábeis. Estes, por já prestarem serviços para empresas de pequeno e médio porte, poucas vezes conseguem acompanhar e entender as particularidades das obrigações contábeis do terceiro setor.
Além disso, os escritórios contábeis tendem a padronizar seus processos e serviços para atender aos diversos clientes da mesma forma, facilitando sua operação e capacitação de equipes internas para cumprir todas as obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis. Para as fundações de apoio, esta padronização costuma ser um desastre, pois acabam levando para processos contábeis que as tornam ineficientes e que não atendem às suas obrigações contábeis.
Contudo, hoje já existem escritórios que oferecem serviços especializados para o terceiro setor, e em alguns casos, focados em fundações de apoio. Busquem com outras fundações de apoio nomes de escritórios contábeis que as estão atendendo bem, avaliem valores e qualidade dos serviços. Hoje, nem a distância física é barreira para a contratação destes serviços. Fundações estão buscando escritórios contábeis em outras cidades, normalmente em capitais ou cidades maiores que possam atendê-las. A internet e processos digitalizados são os principais facilitadores desta mudança.
5- Tamanho da folha de pagamento
Diversas fundações de apoio possuem na folha de pagamento a principal justificativa para manter os profissionais da área contábil dentro da fundação. Uma folha de pagamento extensa demanda realmente profissionais dedicados a manter todos os processos e obrigações trabalhistas em dia, atendendo tanto ao Fisco e órgãos relacionados, quanto aos funcionários e gestores da fundação.
Contudo, verifique se estes profissionais dedicados já não seriam necessários independentemente dos processos de contabilização. Terceirizar os serviços contábeis pode ou não incluir terceirizar os serviços do setor de RH. Não vincule uma coisa com a outra. Avalie se a empresa contratada conseguirá realizar também os serviços de folha de pagamento, senão mantenha-o interno. Não há problemas nisso.
6- Atendimento às auditorias
Muitos gestores de fundações de apoio acreditam que terceirizar a contabilidade irá dificultar o atendimento às demandas de auditoria interna e externa. Mas o importante é estabelecer claramente, no contrato com a prestadora de serviços contábeis, quais são as obrigações e funções para apoio real quando surgirem necessidades de atender às auditorias.
É importante considerar também se outros funcionários da fundação terão conhecimento e capacidade de acompanhar as auditorias, além da empresa de serviços contábeis. Isto traz segurança para a fundação e mostra envolvimento no atendimento perante o(s) auditor(es).
7- Não perca agilidade
Terceirizar reduz custos, mas é importante que não traga perda de eficiência para a fundação. Avalie se a fundação terá alguma perda na sua função principal, que é realizar a gestão financeira de projetos e atender com qualidade seus clientes e principais stakeholders. Cada vez mais as fundações são cobradas por governança corporativa eficiente e isto, por si só, às vezes, já justifica manter uma maior estrutura para conseguir cumprir todos estes critérios.
Por fim, se há impactos positivos como redução de custos, melhoria de eficiência, diminuição da estrutura organizacional e ainda há a continuidade no cumprimento de todas obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis da fundação, pense seriamente em terceirizar os serviços contábeis da sua fundação de apoio.
