Nas últimas décadas, a otimização das atividades e processos se tornou algo crucial para a aquisição de bons resultados. Seja na otimização de tempo ou de custos, por exemplo, o intuito é sempre apresentar e criar alternativas que viabilizem o desenvolvimento de uma ação.
Neste contexto, um dos principais e fundamentais objetivos dentro de uma organização é a contínua otimização dos processos. Em outras palavras, o propósito é identificar as oportunidades que propiciem aumentar o desempenho, implementar melhorias e aperfeiçoamento das atividades.
Considerando a relevância da temática, neste conteúdo iremos compartilhar experiências e dicas sobre a otimização dos processos.
Primeiramente, o que são os processos de trabalho?
A boa gestão na Fundação de Apoio é assistida basicamente por três pilares: pessoas, processos e ferramentas. Dentre tais, os processos de destacam como um ponto essencial.
Entende-se por processos de trabalho, as ações conjuntas de uma instituição que são realizadas de forma lógica e sequencial para a obtenção de bons resultados. Em outras palavras, os processos são definidos pelas sequências das atividades e insumos que podem gerar resultados a partir do trabalho de um colaborador e/ou equipe. Nesse sentido, os processos de trabalho são as atividades diárias que os colaboradores desempenham. A exemplo, no caso das fundações, são principalmente as tarefas atreladas à gestão dos projetos.
A definição e estruturação adequada dos processos de trabalho, dentro de uma fundação, permitem que haja um padrão de trabalho para todos os membros da equipe. Além disso, faz-se possível obter uma otimização tanto na eficiência quanto eficácia das atividades realizadas dentro da organização.
Por que definir os processos de trabalho?
Os processos de trabalho se definem como as atividades em desenvolvimento dentro da instituição, dessa forma faz-se necessário que estas sejam bem identificadas e registradas.
O registro dos processos deve ser claro e sucinto, subsidiando a evolução no desenvolvimento das atividades. Assim, a adoção de tal estratégia permite realizar uma avaliação contínua quanto ao progresso das ações, bem como inferir quanto aos pontos a serem otimizados e melhorados.
Cabe ressaltar que, padronizar as atividades e estabelecer um nível de qualidade para se atingir os objetivos são de suma relevância. Este procedimento auxilia no cumprimento do trabalho previsto a ser executado.
Ademais, a definição e padronização dos processos devem ser de conhecimento de todos os colaboradores, uma vez que gera ganho para a fundação. Em síntese, definir os processos implicam em um padrão dos resultados.
Principais tipos de processos
Como supracitado, a organização e documentação dos processos dentro de uma fundação é de fundamental importância. A saber, em função da quantidade de atividades desenvolvidas dentro da instituição, inúmeros são os processos. A seguir, destacamos aqueles considerados fundamentais para as fundações:
- Gestão administrativa e financeira dos projetos;
- Processos de compra;
- Arquivamento de documentos; e
- Contabilidade.
Destaque-se que, tais processos precisam estar organizados, padronizados e serem eficientes, uma vez que impactam diretamente no resultado da fundação.
Importantes itens a serem considerados nos processos
A melhoria contínua dos processos deve ser prioridade na gestão das fundações. De antemão, seja qual for a metodologia aplicada, os resultados encontrados são melhoria na eficiência, eficácia e agilidade dos processos. Para tanto, a elaboração, construção e padronização de um processo são pautados basicamente em cinco pontos de controle:
- Tarefas e atividades propriamente ditas.
- Responsabilidades.
- Comunicação.
- Ferramentas para a comunicação.
- Tempo.
Erros comuns na definição de processos nas fundações
Obter êxito nos processos implica em integração e execução de forma organizada das atividades. No entanto, algumas falhas são detectadas em alguns ambientes na hora da definição de processos nas fundações. Cita-se:
- Não envolver as pessoas que trabalham na execução da atividade para ajudar a definir os processos;
- Excesso de detalhamento e documentação dos processos, uma vez que acaba engessando e tornando o processo complexo; e,
- Definir um processo e não executar.
Considerando estes três pontos levantados, as fundações devem-se atentar na busca por orientações que possam subsidiar melhorias em seus processos. A exemplo, tem-se o Conveniar.
Atuação do Conveniar
No processo de implantação do Conveniar, inicialmente realiza-se um levantamento dos processos que estão em funcionamento na fundação. Este procedimento é realizado de forma macro e tem como objetivo entender a estrutura da organização. Assim, o conhecimento e identificação dos processos já existentes permitem definir como a ferramenta será aplicada e atribuída para os colaboradores.
Concomitante à implantação da ferramenta, realiza-se um mapeamento de todo o processo. Nesse sentido, as informações adquiridas permitem inferir quanto as responsabilidades dos colaboradores e a possível necessidade de remanejar atividades ou funções de alguns membros da equipe, bem como identificar se os processos são ideais e suficientes para a execução de determinada atividade.
Considerando que a inclusão de uma nova ferramenta afeta diretamente as pessoas e processos, o Conveniar realiza capacitações e adequações dos processos. Tal procedimento tem como intuito auxiliar a equipe na transição e reorganizar os processos.
E aí, os processos da sua fundação de apoio estão bem definidos? Para saber mais sobre os principais pontos a serem considerados nos processos de trabalhos, assim como ficar por dentro de muitas outras dicas, acesse o nosso conteúdo na íntegra no canal do YouTube ou clicando aqui!
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