GED – Gestão Eletrônica de Documentos
O GED é uma tecnologia que atua na gestão eletrônica das informações, mais precisamente no gerenciamento de documentos. Com ele é possível que todos os colaboradores de uma fundação de apoio possam gerenciar todos os documentos gerados, acessando o sistema de forma segura através de um navegador e uma conexão com a internet.
Uns dos ativos mais importantes hoje dentro de uma fundação de apoio é a informação. Estas informações, na maioria das vezes, são encontradas de diversas formas, como informações armazenadas em um sistema, documentos físicos, documentos digitais, imagens, etc.
Uma ferramenta desta, implementada nos processos de uma fundação, pode trazer um ganho enorme em relação a agilidade e acessibilidade.
Armazenamento
Neste ponto uma tecnologia de gestão eletrônica pode trazer ganhos significativos para uma fundação de poio. O armazenamento de documentos de forma digital em já representa uma melhora na gestão dos documentos, visto que o armazenamento físico requer cuidados referentes a segurança dos documentos e gestão de espaço.
A gestão de documentos físicos se torna ainda mais complexa quando chegamos na questão do tempo que esses documentos devem ser armazenados. Sabemos que as fundações de apoio seguem algumas obrigações legais que devem ser cumpridas em relação ao tempo de armazenamento de documentos fiscais e trabalhistas. Neste ponto uma ferramenta voltada para a gestão eletrônica de documentos cai como uma luva e sanaria um problema gigantesco uma vez que a gestão de espaço, segurança e tempo de armazenamento torna-se algo bem menos preocupante.
Agilidade na localização e controle dos documentos
Como já foi dito, uma ferramenta de GED proporciona maior controle e consequentemente maior rapidez na busca por informações e documentos. Dentro deste conceito, existe uma organização e rastreabilidade das informações e dos documentos, tornando a busca muito mais direta e pontual. Estes são pontos cruciais na busca por informações que são necessárias para uma tomada de decisão.
Quando se tem isso dentro dos seus processos de trabalho, a qualidade dos processos se torna algo perceptível e o impacto disso tudo é uma melhor gestão no dia a dia das fundações de apoio.
Acessibilidade facilitando o trabalho remoto
Este é um dos principais benefícios que um GED pode proporcionar dentro de uma fundação de apoio. A disponibilidade de acesso à informação por todas as partes interessadas de forma remota e segura.
Em tempos de transformação digital esse é um dos benefícios mais importantes que uma tecnologia poderia causar. O fato de as informações não estarem mais centralizadas em ambientes físicos, traz impactos positivos para os processos de uma fundação de apoio. Como foi dito no tópico anterior a agilidade afeta positivamente as tomadas de decisões, e acessibilidade gera agilidade.
Melhorias no processo de prestação de contas e auditorias
É natural que você que trabalha diretamente com a gestão de projetos em fundações de apoio tenha associado tudo o que falamos até o momento com melhorias no processo de prestação de contas.
No decorrer do período de vigência de um projeto, a fundação de apoio poder contar com uma ferramenta para o registro e controle dos documentos que são gerados na gestão destes projetos. Os responsáveis por analisar e enviar a prestação de contas terão mais direcionamento para buscar o que realmente precisam.
Outro ponto muito importante em ter uma tecnologia que auxilie na organização e disponibilização de documentos são nos momentos em que uma fundação pode sofre alguma auditoria. Encontrar um documento que contenha uma informação solicitada por um auditor se tornará algo muito mais simples.
Segurança e disponibilidade
Obviamente que não poderíamos esquecer da segurança dessas informações. É muito importante verificar o nível de segurança e disponibilidade que a ferramenta proporcionará para as informações da fundação de apoio.
Para que tudo isso funcione e não traga nenhum prejuízo ou atrasos nos processos, estes são pontos muito relevantes a serem analisados. Os documentos devem estar disponíveis e seguros quando solicitados e vale lembrar que a rastreabilidade das informações alteradas é um algo importante para levar em consideração.
Diminuição de impressão de documentos
Bom, neste ponto vocês irão concordar comigo que a diminuição de impressões acarreta não só na diminuição do nível de trabalho como também na economia de recursos da fundação de apoio e contribui muito nas questões ambientais.
Os processos de trabalho tornam-se mais ágeis sem a necessidade de impressões e arquivamentos físicos, o número de equipamentos como impressoras diminui consideravelmente e o gasto com o insumo principal que é o papel é quase inexistente.
“Conveniar, algum ponto de atenção em todo esse processo?”
Pontos de atenção a serem analisados
O principal deles é a consistência dos documentos que estão sendo armazenados. Este ponto faz parte da gestão dos projetos, uma vez que os gestores dentro das fundações são os responsáveis por colher e gerenciar todas as informações e documentos gerados no dia a dia.
Com um controle e armazenamento mais ativo, garantirá que tudo estará sendo disponibilizado na plataforma, reduzindo o risco de indisponibilidade de documentos e futuras buscas.
“Gestão de acessos, devo me preocupar?”
Sim!
Este é outro ponto que requer uma extrema atenção.
A gestão de acessos dos usuários da ferramenta deve ser acompanhada de perto pela fundação de apoio. É nela que será possível definir o nível de acessos dos usuários e o controle de quais informações ficarão restritas ou abertas para consultas.
Este é um ponto que é de total responsabilidade da fundação de apoio, que deverá assumir os riscos na disponibilização dos acessos na ferramenta.
Excelente!
Para você que chegou até aqui, foi muito importante abordarmos este assunto e mostrarmos a importância da execução de boas práticas que auxiliam a fundação a atingir seus objetivos.
Como dito anteriormente, este assunto é muito importante e delicado. Obviamente que citamos aqui algumas boas práticas que podem ser implementadas nos processos da fundação, e é claro, que existem muitas outras que podem nascer sob demanda e que possam integrar este manual.
