Hoje falaremos sobre a importância da capacitação da equipe para execução das atividades nas fundações de apoio. Pode parecer clichê essa situação, e o amigo leitor poderia levantar alguns questionamentos do tipo:
Ora bolas, mas a capacitação não é importante em qualquer seguimento de atuação? Não deveria ser sempre um pré-requisito para o bom desempenho de um colaborador?
Sem dúvidas, amigo leitor! Capacitação é importante em todos os seguimentos profissionais. E se torna ainda mais importante em fundações de apoio, visto que estão inseridas em um segmento de atuação muito específico, que as pessoas, normalmente, não conhecem nada. A maioria das pessoas, quando iniciaram a sua jornada nas fundações de apoio, mal sabiam exatamente qual é o trabalho realizado por elas.
E sim, a capacitação deveria ser sempre um pré-requisito para todos os membros do time. Bom, mas voltando para a vida real, sabemos que não é bem assim que as coisas funcionam na prática. Muitas vezes, os processos de capacitação não são realizados no início das atividades de um colaborador e tão pouco ao longo da caminhada profissional dentro de uma fundação de apoio. Além disso, é muito importante a capacitação constante da equipe para que os trabalhos sejam, cada vez mais, realizados com alta performance e um ótimo alinhamento do time. É sobre a importância da capacitação e como ela vai impactar no bom desempenho dos times que falaremos hoje. Vamos juntos então?
Por que capacitar?
A capacitação é uma condição prévia indispensável, pois apresentará de forma antecipada à equipe o processo de trabalho. Vamos fazer uma analogia com o esporte. Por exemplo, um corredor dos 4×100 metros rasos nas olimpíadas treinou durante um ciclo de 4 anos para realizar uma prova de menos de 10 segundos com sua equipe. Mas, imaginem quantas vezes ele treinou apenas o movimento de passagem do bastão, ou apenas a forma correta de sua passada. Ou ainda, o momento ideal de arrancar e acelerar ainda mais os passos. Ou seja, a cada dia, a cada treinamento, esse atleta ganhava mais performance e o time ganhava performance coletivamente, uma vez que é uma prova coletiva.
Esse é um bom exemplo, porque ele nos remete a um conceito de capacitação continuada, ou seja, a busca constante da melhoria e evolução. Por muitas vezes pensamos em capacitação no modelo de aula. Como, por exemplo, aquelas semanas onde serão realizados palestras, apresentações, cursos, dentre outros tipos de conteúdos que serão apresentados. Esses eventos são importantes, mas precisamos debater essa questão de forma mais ampla e focada nos resultados da equipe. Uma equipe que conhece as ferramentas de trabalho e o perfeito encaixe delas em seu processo de trabalho, vai obter muitos ganhos em suas tarefas cotidianas. Dessa forma, a capacitação impactará positivamente o time em vários aspectos que listaremos abaixo.
Eliminação de ruídos de comunicação
Lembram do exemplo dos corredores da prova de corrida 4x100m. Nessa prova, cada corredor corre 100m e em uma determinada faixa estabelecida eles precisam passar o bastão. Nas atividades dos setores na fundação de apoio também ocorre a mesma sistemática. O trabalho de uma pessoa dentro do seu setor vai impactar no resultado do time, que, consequentemente, na passagem de informações para os outros setores fará que as informações apresentadas estejam de acordo com o combinado e o esperado. Se os processos estão alinhados, estaremos eliminando situações desconfortáveis. Como, por exemplo, relatórios que não chegam a tempo, ou quando chegam estão faltando informações. Ou ainda, aquela planilha que deve ser enviada mensalmente e nunca é enviada no prazo. Se a equipe está devidamente capacitada e conhece o impacto do seu trabalho nas atividades das outras equipes, os desgastes desnecessários nessa relação poderão ser eliminados gradativamente, uma vez que a equipe conhecerá a importância de realizar as atividades no momento correto e adequado.
Ganho de performance e qualidade
Equipes que conhecem bem as atividades que precisam ser realizadas e a forma adequada de realizar as tarefas certamente ganharão em performance e agilidade nos atendimentos das demandas. A afirmação acima parece um tanto quanto óbvia, e de fato é. Faça uma experiência simples, tente executar algo que você nunca tenha feito antes sem nenhuma capacitação prévia. Certamente, você gastará um tempo muito grande e o resultado não terá uma qualidade muito elevada. Agora, experimente uma tarefa similar sendo executada com algum processo de capacitação prévio. Com absoluta certeza conseguiremos executar o trabalho com mais agilidade e qualidade. Capacitar as equipes, aumentará a capacidade de entrega e a qualidade do trabalho executado.
Qualidade de vida
Será que é verdade que a capacitação aumentará a qualidade de vida?
Vamos pensar juntos em uma situação hipotética. Você é um profissional que trabalha no setor financeiro de uma fundação de apoio. Você conhece todo os processos do setor e domina o seu trabalho completamente. Porém, em uma segunda-feira a fundação vai precisar de alguém para reforçar o setor de compras e você, amigo leitor, foi o escolhido. Imaginou? Conseguiu sentir o aperto na garganta e o frio na barriga? Você não conhece o processo e vai precisar executar o trabalho do dia para a noite. Sem nenhuma capacitação prévia, porque existe uma demanda grande que precisa ser executada nesse setor de compras e em seu antigo setor os trabalhos estão controlados. E assim, ocorreu a sua mudança de setor, de um dia para o outro, sem capacitação e com alta demanda de trabalho. Todos os seus colegas estão sobrecarregados e você terá que aprender praticamente sozinho o seu trabalho. Imaginem o nível de stress envolvido nessa situação e quanto de energia que será dispensado nesse processo de capacitação “em produção”. Você certamente passará por semanas e quem sabe meses difíceis.
Talvez, alguém tenha se identificado com o exemplo acima. Ele parece um pouco exagerado, mas ocorre com certa frequência. Pessoas que são capacitadas e preparadas para realizar o seu trabalho certamente terão um ganho significativo em sua qualidade de vida. E, consequentemente, o rendimento e a produtividade possui uma tendência a também aumentar.
Nivelamento do time
O processo de capacitação do time é muito importante também para nivelar os membros das equipes. É muito comum em determinadas fundações frases do tipo:
“Determinado trabalho, só Fulano quem faz”.
“Se Beltrano sair de férias, não sabemos como fazer o seu trabalho”.
“Ciclano não deixa ninguém fazer o relatório X”.
E aí? Conseguiu se identificar com alguma das frases acima? Pois bem, sabemos que é uma situação, até certo ponto, rotineira. A capacitação é, antes de qualquer coisa, uma forma de nivelar as equipes e dar condições para que todos possam desempenhar determinadas tarefas sem depender apenas de um pequeno grupo de pessoas. A pior situação que qualquer organização pode enfrentar é a centralização de informações, rotinas e processos de trabalho em poucas pessoas. Essa situação, além de gerar desmotivação na equipe, pode fazer que a fundação enfrente muitos problemas quando estas pessoas não mais estiverem no quadro de funcionários da fundação.
Facilidade de inserção de novos membros no time
Um processo muito importante para a chegada de novos membros nas equipes é a integração ou onboarding. Esse processo visa inserir o novo integrante da equipe na cultura, processos e rotinas da organização. Na Conveniar, esse processo é, quase em sua totalidade, realizado pela própria equipe. Já existe um processo definido e ele é realizado pelos próprios membros da equipe. Em resumo, nos três primeiros meses, novos colaboradores são mergulhados em nossos processos de trabalho com um objetivo muito claro: deixá-lo alinhado com a cultura da Conveniar, as ferramentas, processos e nossa estrutura de reuniões e todos os outros pontos importantes. O trabalho não é apenas técnico, é muito mais do que isso. Nos preocupamos em integrar o novo membro o quanto antes, para que ele possa, rapidamente, sentir que faz parte desse time. Existem também os treinamentos técnicos que são intercalados com os aspectos culturais relatados.
Conclusão
Capacitar é uma forma da fundação obter uniformidade e alta produtividade dos seus processos de trabalho e das pessoas que compõem o time. Equipes que conhecem o que precisa ser feito, da forma e nos prazos que precisam ser feitos, conseguem um grande alinhamento entre os membros. É muito importante que esse alinhamento e maturidade garanta que a própria equipe consiga fazer cobranças necessárias entre si e, dessa forma, a resolver os problemas sem conflitos, sem intrigas e sem conversas desalinhadas.
