Certamente o trabalho da sua fundação começa bem antes da assinatura de um contrato ou convênio para execução de um projeto. Para se preparar para o projeto, a fundação já deve pensar nos vários detalhes necessários para fazer uma gestão eficiente dos recursos que serão aplicados. Esta é a expectativa de uma postura proativa da fundação na busca por eficiência e qualidade do seu trabalho. “Ah! Mas os projetos já chegam aqui assinados e a fundação nunca tem voz ativa nesse processo pré-assinatura da contratação”. É aí que a fundação precisa trabalhar, conquistar seu espaço, mostrar serviço e negociar sua participação durante o processo de elaboração e negociação do projeto junto à instituição apoiada. Mas este é o tema de uma outra conversa!
O que vamos falar aqui hoje é sobre uma boa prática que traz muitos resultados positivos e facilitam bastante a gestão do projeto: a reunião de kick-off com o cliente para dar início ao projeto, após a assinatura do contrato. Provavelmente, vocês já sabem o que precisa ser feito durante o projeto, mas ter todos os envolvidos alinhados é fundamental para conseguir uma execução eficiente, não é mesmo?
Mas afinal, o que é kick-off?
kick-off pode ser traduzido do inglês como “pontapé inicial”, “começo” ou “dar início”, e hoje é um termo muito utilizado para a reunião que marca o início do projeto.
A reunião de kick-off é uma reunião entre os principais participantes de qualquer projeto, a fim de alinhar todos os pontos de execução entre os envolvidos, marcando o início da execução do projeto. Nela será abordado tudo o que for necessário para uma execução eficiente: as regras, os papeis de cada participante, os prazos e o esclarecimento de dúvidas.
Tudo isso que eu falei são práticas comuns em grandes empresas e não deveria ser diferente na sua fundação de apoio.
Por que instituir esta reunião na minha fundação de apoio?
Muitos projetos fracassam por causa de uma preparação inadequada e desalinhamento entre os participantes. Os erros e imprevistos podem desgastar o relacionamento com os clientes e prejudicar a imagem da sua fundação.
É comum que os entendimentos das pessoas possam ser diferentes e seu cliente pode ficar esperando algo que você nunca prometeu e causar um grande desgaste entre os envolvidos. O alinhamento das expectativas e a revisão do escopo do projeto é muito importante e é por isso que você deveria se preparar para este tipo de reunião.
Este será um momento importante para estreitar a relação entre a fundação e o coordenador. Nesta reunião, o coordenador terá a oportunidade de conhecer os responsáveis pela execução do projeto dele, conhecer as regras da fundação e particularidades com o projeto, tirar as dúvidas e alinhar as expectativas.
Na prática, o que eu ganho com isso?
Uma boa reunião de kick-off pode minimizar os problemas durante a execução e facilitar que os objetivos do projeto sejam alcançados com melhor eficiência, o que certamente vai melhorar a imagem da sua fundação e da sua equipe perante os parceiros.
Como todos participam desta reunião o processo fica mais transparente, todos conhecerão as regras e os prazos, o que facilita a identificação de possíveis gargalos.
O envolvimento da equipe nesta reunião também será muito importante para manter o engajamento e a boa relação entre os envolvidos, mostrando o papel e a importância que cada um terá na execução do projeto, sendo muito mais fácil cobrar e acompanhar os resultados.
Entendi, mas como fazer a reunião de kick-off na minha fundação?
Não existe um modelo fixo para realização de uma reunião de kick-off. O importante é entender o objetivo da reunião e saber fazer as adaptações de acordo com a realidade da sua fundação.
Mas calma, aí vai uma dica do consultor para fazer uma boa reunião de início de projeto na sua fundação:
- Conheça bem sua fundação e suas responsabilidades:
Antes de partir para reunião é importante que você conheça as regras da sua fundação, a capacidade das equipes e os prazos mínimos para as atividades mais comuns.
É importante que esteja claro para você o que é responsabilidade da fundação e o que não é, e também quais as responsabilidades de cada participante, para que a equipe da fundação não assuma atividades que não sejam de sua competência.
- Conheça o contrato e as regras da financiadora:
Nem todos os projetos são executados da mesma forma. Por isso, é importante conhecer os detalhes do contrato que rege o projeto, os valores envolvidos, as rubricas, o plano de trabalho, os prazos das atividades e prestações de contas e as regras e condições específicas da financiadora.
Desta forma, você conseguirá uma visão mais clara do escopo do projeto, identificar possíveis gargalos, organizar as atividades, seguir as regras e evitar possíveis glosas no futuro. Além de poder deixar claro para o coordenador quais são as obrigações, responsabilidades e atividades dele.
- Prepare a reunião:
Esta reunião precisa ser objetiva, de forma que seja possível abordar todos os pontos importantes no menor tempo possível. Reuniões longas e improdutivas não contribuem para bons resultados.
Por isso, é muito importante que você defina a pauta da reunião e garanta que as discussões não fujam do que foi programado.
Defina bem os participantes chaves desta reunião. O mais importante é que estejam presentes, no mínimo, o pesquisador/coordenador e o gestor responsável pela execução do projeto na fundação. Dependendo do porte da sua fundação, ou da complexidade do projeto, pode ser importante um representante de cada área (Projetos, Compras, Jurídico, Financeiro, RH, etc.).
Se for utilizar algum material auxiliar, como slide ou projetor, por exemplo, revise o conteúdo e os equipamentos para que nada fuja do planejado.
- O momento certo:
Na nossa visão, a reunião de kick-off precisa ocorrer logo após a assinatura do contrato, aguardando apenas o tempo suficiente para que consiga preparar e agendar a reunião com os participantes.
Para os clientes do Conveniar, é interessante que o projeto já esteja cadastrado no sistema. Isso vai te possibilitar mostrar no Portal do Coordenador como fazer as consultas e as solicitações do projeto dele.
- Apresente a equipe para o pesquisador:
Parece estranho, mas conheço várias situações onde o responsável pela execução do projeto dentro da fundação sequer conhece o coordenador envolvido no projeto. Toda as conversas acontecem por e-mail, requisições em sistemas ou formulários preenchidos por ambas as partes.
Mesmo se não for possível realizar a reunião de forma presencial, existem muitas ferramentas de vídeo chamadas que permitem a interação de forma simples e eficaz. Atualmente, devido à pandemia, o uso destas ferramentas se tornou bastante corriqueiro e a maioria das pessoas já se acostumou com elas.
Aproveite este momento para apresentar para o coordenador quem vai responder pelo projeto dele dentro da fundação ou até mesmo quem vai responder pelas contratações, compras e prestações de contas.
- Revisão do escopo do projeto e das regras da fundação:
Por mais que o pesquisador possa ser experiente, já tenha outros projetos na fundação, cada projeto tem suas particularidades.
Repasse por todos os pontos importantes do projeto com ele, deixando claro as obrigações de cada um, os prazos e o cronograma para execução das atividades. Aproveite o momento para reforçar as regras da sua fundação e as condições específicas da financiadora.
Aqui, é importante alinhar com o coordenador alguns pontos como:
- Processo de contratação de celetistas e/ou bolsistas;
- Prazos para execução das compras;
- Prazos para execução das importações;
- Prazo para execução de cada pagamento que pode ser solicitado;
- Quais as informações necessárias para execução destas tarefas;
- Por onde o coordenador vai fazer as solicitações;
- Por onde ele vai poder acompanhar a execução do projeto;
- Quais relatórios técnicos o coordenador deve elaborar e os prazos;
- Cronograma das prestações de contas;
- O que estará divulgado no Portal da Transparência;
- Regras da Fundação;
- Regras da Financiadora;
- Processo para ajustes no orçamento vigente;
- Procedimentos para encerramento do projeto.
Esta é uma boa forma de prever os riscos e trata-los para que não atrapalhem a entrega final.
- Escute seu cliente:
Esteja sempre aberto a ouvir os participantes, principalmente seu cliente, o coordenador. Tire todas as dúvidas, quando possível, e estabeleça os canais de comunicação oficiais entre vocês (sistema, e-mails, telefones, etc.).
- Alinhamento de expectativas:
Talvez este seja um dos pontos mais importantes de uma reunião de kick-off. Para o sucesso de um projeto, é fundamental que todos os envolvidos tenham uma visão comum sobre os objetivos que foram traçados.
Se este alinhamento não for bem feito, corremos o risco de ter cada um com uma visão diferente sobre os resultados, prejudicando o trabalho em equipe e gerando insatisfação entre os stakeholders. Isso pode dificultar a entrega das prestações de contas e dos relatórios para os órgãos de controle ou financiadores.
Espero que estas dicas sejam úteis para você e sua fundação. Nós do Conveniar estaremos sempre à disposição para ajudar a colocar boas práticas como esta em operação na sua fundação.
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