Caros leitores, neste texto iremos abordar um assunto muito importante e delicado no que diz respeito ao dia a dia das fundações de apoio na gestão de projetos: a “Transparência”. Quando me reporto a vocês como algo importante e delicado, estou querendo frisar o impacto que isto traz no cotidiano de cada ator envolvido na gestão e execução dos projetos geridos pela fundação, a preocupação em estar em dia com a legislação, atendendo às cobranças dos órgãos de controle e que tudo isso fique acessível ao público em geral.
Talvez neste exato momento você esteja se perguntando “Qual legislação?”!
Fique tranquilo, por ser um assunto delicado e complexo, não é pra menos que cause espanto e desconfiança. O intuito aqui é identificar os pontos de atenção no que diz respeito a transparência das informações, e a legislação que aborda este assunto é um desses pontos.
Legislação e transparência
Lei 8958/94 e o Decreto 7423/10
Para iniciarmos o assunto vamos falar um pouco da lei que regulamenta as relações entre as instituições federais de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica e as fundações de apoio.
A lei 8958/94 é a responsável por regulamentar estas relações onde as instituições celebram convênios e contratos por prazo determinado com a finalidade de desenvolver projetos de ensino, pesquisa, extensão, cientifico e tecnológico e etc.
Grande parte destes projetos são financiados por recursos públicos, e as fundações como responsáveis pela gestão financeira destes recursos e dos dados gerados, se deparam com a necessidade e a responsabilidade de tornar esses dados acessíveis para o público em geral.
Regulamentando esta lei nós temos o decreto 7423/10, onde em 16 artigos são tratadas todas as regras impostas para a relação entre a fundação de apoio e as Instituições Federais de Ensino Superior - IFES e demais Instituições Científicas e Tecnológicas – ICTs.
Neste decreto posso frisar dois pontos importantes, um deles é a obrigatoriedade do credenciamento da fundação de apoio junto ao Ministérios da Educação e da Ciência e Tecnologia para que possam atuar em projetos de pesquisas junto a instituições apoiadas. O outro, não mais importante, mas que reforça o intuito deste texto, é a necessidade de tornar pública todas as informações que envolvem a relação entre a fundação de apoio e a instituição apoiada, tais como:
- Dados dos projetos em andamento;
- Regras e condições impostas na relação das instituições;
Vale lembrar que estas relações em projetos que envolvam a aplicação de recursos públicos estão sujeitas à fiscalização do Tribunal de Contas da União – TCU.
E a transparência, onde entra nesta história?
Lei 12527/11
Abordaremos rapidamente sobre a lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regulamenta o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
Esta lei se aplica a diversos órgãos públicos e, no nosso caso, em entidades privadas sem fins lucrativos que atuam em projetos de interesses públicos que envolvem recursos públicos. Resumidamente, ela garante o direito constitucional de acesso do público geral às informações geradas nas fundações de apoio na gestão financeira de projetos com recursos públicos.
Acórdão 1178/18
Em 2016 o TCU realizou uma auditoria nas Fundações de Apoio onde foi abordado pontos que são baseados nas leis 12.527/11 e 8.958/94 citadas acima. Este trabalho foi crucial para medir a que nível estava as Fundações de Apoio no cumprimento das normas de transparência na gestão de recursos públicos.
Com base nesta auditoria o TCU conseguiu levantar diversos pontos onde foi possível propor determinações específicas no que diz respeito à transparência para as Fundações de Apoio, IFES, ICTs, Ministério da Educação e Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações. Essas determinações deram origem ao Acórdão 1178/18.
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Para finalizar e já direcionar a linha de raciocínio para o ponto principal deste texto, todas estas informações que estamos falando devem ser divulgadas por meio da internet através de um portal eletrônico que atenda todas as exigências.
Portal da Transparência Conveniar
Tanto as fundações que já são clientes do sistema Conveniar, quanto as que ainda não são, vale lembrar que a empresa atua como consultoria e implantação de sistema de gestão de projetos com foco em fundações de apoio. O sistema hoje é contemplado por cinco portais e, dentre eles, o Portal da Transparência, auxiliando todo o processo de transparência e acesso às informações, em conformidade com a legislação vigente.
Sim, no que diz respeito a fundações de apoio, o Conveniar atende plenamente a todas as exigências legais e dos acórdãos que implicam diretamente neste assunto. E claro, com o dinamismo deste seguimento, o Conveniar está em constante evolução atendendo tudo que venha ser alterado nestas exigências, até mesmo no que de novo possa aparecer.
“Conveniar, com toda esta necessidade de conteúdo, o que devemos executar no dia a dia para atendermos estas demandas? “
Excelente pergunta caro leitor!
É neste ponto onde eu pretendia chegar: boas práticas na gestão e execução dos projetos das fundações que auxiliem na geração, organização e publicação das informações, para que as mesmas atendam todas as exigências impostas.
A seguir, iremos listar e comentar as principais ações que irão auxiliar a fundação nesta demanda.
Adquirir uma ferramenta de gestão que auxilie e facilite a geração e a publicação das informações.
Quando abordei anteriormente a respeito do sistema Conveniar, foi justamente para chegarmos neste ponto. Para a fundação atender as exigências legais referentes a transparência e acesso às informações, vimos que um dos requisitos é a divulgação por meio da internet através de um sistema eletrônico que permita vários tipos de consultas.
Adquirir uma ferramenta de gestão vai muito além de apenas publicar as informações necessárias. Este ponto é muito importante, devido a isto tratamos como uma ação de boas práticas, pois ele atua no cadastro, na gestão, na geração de documentos e na publicação de todas estas informações. Em cima destes argumentos podemos observar o quão importante se torna uma ferramenta de gestão para centralizar informações e ajudar na tomada de decisão do que vai ou não ser publicado no portal da transparência.
Cadastro das informações no sistema.
Seguindo nossa linha de raciocínio, devemos lembrar que todas as ações já citadas são totalmente dependentes da parte operacional dos atores do processo. Seja por inserção de dados em um sistema, ou até mesmo outro tipo de registro de informação, é de suma importância a consistência e clareza destas informações.
Esta é uma situação que pode ser resolvida com uma boa comunicação entre as equipes da fundação, uma análise de tudo que está sendo inserido e de uma padronização que possa auxiliar e guiar nas ações do dia a dia.
Vale lembrar da importância de centralizar todas as ações e todos os documentos gerados na execução do projeto, isto tornará o processo muito mais eficiente.
Informações que devem ser publicadas
Chegamos a um ponto em que falamos sobre as leis e normas que regem as Fundações de Apoio. O Conveniar como ferramenta e consultoria e boas práticas de gestão vai auxiliar na geração consistente de informações.
“Quais informações devemos disponibilizar no portal da transparência?”
Para detalharmos bem este ponto, vamos voltar um pouco no Acórdão 1178/18 para pontuarmos alguns parâmetros importantes que auxiliam na definição do que deve ser publicado no portal transparência.
- Divulgar todos os projetos de todas as instituições apoiadas, de forma a permitir acompanhamento da execução físico e financeira de cada um.
- Disponibilizar os registros das despesas realizadas com recursos públicos, abrangendo não apenas os recursos financeiros aplicados nos projetos executados, mas também toda e qualquer receita auferida com utilização de recursos humanos e materiais da IFES/IF.
- Divulgar informações sobre agentes participantes de projetos executados pela fundação de apoio.
- Publicar as principais informações sobre seleções públicas e contratações diretas para aquisição de bens e contratação de obras e serviços.
- Disponibilizar os processos de seleção pública e contratação direta para aquisição de bens e a contratação de obras e serviços, bem como aos respectivos contratos e aditivos.
- Divulgar as prestações de contas.
- Divulgar informações institucionais e organizacionais que explicitem regras e condições de seu relacionamento com as instituições apoiadas.
- Divulgar relatórios de gestão anuais, relatórios de avaliação desempenho, demonstrações contábeis e relatórios de fiscalizações, auditorias e inspeções que a fundação venha a se submeter.
Revisão periódica das informações que estão sendo publicadas.
Uma segunda etapa e não menos importante, é um acompanhamento periódico do que está sendo publicado.
A fundação deve acessar o portal da transparência com olhos de auditor ou até mesmo de um cidadão comum que possa estar consultando as informações de um determinado projeto.
Nesta situação cabe ao gestor responsável pelo projeto acompanhar e garantir todas as informações que ele está gerando, processando e publicando.
Auditoria interna da fundação para avaliar se os requisitos estão sendo cumpridos.
Pode parecer um pouco repetitivo, mas voltaremos na parte legal deste processo.
Mesmo cumprindo as quatro ações citadas anteriormente, a fundação pode ter como garantia uma auditoria interna que possa validar que todos os requisitos impostos estejam sendo cumpridos. Esta auditoria pode ser composta por integrantes da diretoria, assessores jurídicos e os gestores responsáveis pelos projetos, que devem possuir conhecimento da lei de acesso à informação e dos acórdãos que giram em torno deste assunto.
Esta ação de auditor trará proatividade nos cumprimentos destes requisitos, minimizando ou até mesmo eliminando as inconformidades que possam ocorrer.
Acompanhamento das atualizações de documentações da fundação.
E por fim, sinalizando como um ponto de atenção, as informações já publicadas, analisadas e auditadas não devem ser esquecidas, pois, tanto as leis, quanto documentos relacionados a fundação passam por mudanças e precisam estar atualizados no portal de transparência da fundação.
Esta mensagem vai para você que é um dos responsáveis por acompanhar todas as etapas para a disponibilização dos dados. A atenção deve sempre ocorrer nas informações que estão ocorrendo no momento, mas não devemos deixar de lado o que já foi publicado, para que a fundação não fiquei exposta à uma situação adversa.
Neste caso o acompanhamento do impacto das mudanças, mapeando onde ela irá atingir e o que mudará a partir do momento que ela entrará em vigência, pode te deixar a frente de qualquer ajuste que possa ser necessário. A criação de uma metodologia de mudanças, um planejamento para estas situações pode ser interessante e viável para a fundação implantar e não ser surpreendida.
Excelente!
Para você que chegou até aqui, foi muito importante abordarmos este assunto e mostrarmos a importância da execução de boas práticas que auxiliam a fundação a atingir seus objetivos.
Como dito anteriormente, este assunto é muito importante e delicado. Obviamente que citamos aqui algumas boas práticas que podem ser implementadas nos processos da fundação, e é claro, que existem muitas outras que podem nascer sob demanda e que possam integrar este manual.
Agradeço a atenção de todos e o interesse pelo assunto!
