Durante a execução do projeto, a fundação deve se preocupar em atender as necessidades das partes interessadas e manter uma boa comunicação com elas. Para isso, o gestor acaba dedicando grande parte do tempo para atender as solicitações do coordenador, seja por ligação ou presencialmente. Em grande número, estas solicitações são para obter informações simples do projeto.
A verdade é que, muitas das vezes, o coordenador não tem muito controle sobre o próprio projeto e o gerente deixa se dedicar às suas atividades quando é requisitado por ele.
Mais do que uma ferramenta, o Conveniar quer ser um parceiro na excelência em gestão para as fundações de apoio. É uma poderosa arma nas mãos dos gestores que querem ter um controle maior de seus projetos, se preocupando também em melhorar a comunicação com o coordenador.
Além de facilitar a vida dos gestores, o Conveniar quer proporcionar aos coordenadores um controle maior sobre o próprio projeto, oferecendo informações em tempo real para que eles possam focar no que realmente importa, a pesquisa. Para ilustrar um pouco mais tudo o que falamos, vamos listar as vantagens que o coordenador pode ter:
Informações em tempo real
Por ser uma ferramenta 100% online, o coordenador poderá acessar o seu projeto de qualquer lugar, sem precisar ligar ou comparecer à fundação para fazer solicitações ou consultar as informações financeiras como saldo, extrato e valores gastos por rubrica ou plano de trabalho. Desta forma, ele se torna menos dependente do gerente do projeto, economizando tempo para se dedicar às demais atividades.
Principais Pedidos
Lembra daqueles formulários que precisava preencher, assinar e entregar na fundação para que ela desse andamento? Esquece.
No portal do coordenador, poderão ser feitos os pedidos de compra, adiantamento, reembolso, diária, pagamento de bolsa, pagamento de pessoa física, pagamento de pessoa jurídica, transferência entre projetos, cada um através de um formulário específico, com os campos necessários para que a fundação faça a análise devida.
Além de, no portal do coordenador, você poder preencher os formulários, o sistema fará a autenticação dos pedidos através do usuário e senha, registrando cada alteração feita no pedido, quem fez e quando fez, mostrando o histórico de cada pedido.
Principais solicitações à disposição do coordenador
Delegação
O coordenador também pode solicitar o acesso, seja um apoio, um bolsista ou uma secretária, para consultar as informações de seu projeto ou até mesmo criar as solicitações para ele no sistema.
Acompanhamento das solicitações
Desde o momento da criação das solicitações, até a efetivação do pagamento, pode haver um grande espaço de tempo. E como o coordenador sabe se o que ele pediu já foi executado?
No portal do coordenador existe uma tela de pendências, que podem ser tanto do coordenador quanto pendências da fundação em relação ao seu projeto.
Isso possibilita ao coordenador acompanhar a situação de cada pedido, saber em qual estágio está, e qual o próximo passo deve ser tomado.
Acompanhamento das pendências do coordenador
Parecer técnico
No caso de um pedido de compra, após a fundação obter as cotações com os fornecedores, é importante que o coordenador dê o aval sobre o produto ou serviço que está sendo comprado. Na maioria das vezes, a decisão será pelo menor preço, mas pode acontecer de outro fornecedor ser escolhido mediante a uma justificativa. É o que chamamos de parecer técnico.
Este parecer técnico é recebido na tela de pendências do pesquisador, onde ele poderá visualizar as cotações recebidas e decidir sobre a compra para seu projeto.
Consultas de saldos
O portal possibilita a consulta do saldo e do extrato do projeto, separado por rubricas, oferecendo informações do que já foi executado e do quanto ainda está disponível para gastos futuros.
Acompanhamento do saldo dos projetos
Acompanhamento de cursos e eventos
Caso o coordenador tenha algum curso ou evento, vinculado ao seu projeto gerido pela fundação, ele poderá consultar também a lista de inscritos e o quanto de receita as inscrições ou planos de pagamentos geraram para o projeto.
Acompanhamento de cursos e eventos
Com tantos recursos assim, o Conveniar pode ajudar tanto os gestores quanto os coordenadores. Mas é muito importante que a fundação faça a gestão integral do projeto no sistema. Só assim as informações estarão completas e confiáveis para as consultas, oferecendo uma base sólida para a tomada de decisão.
