Você já teve a sensação de estar com as atividades sempre atrasadas na sua fundação? Esquece de algumas tarefas importantes? Não aproveita bem o seu tempo? Ou que pode fazer mais em menos tempo?
Se a resposta para algumas dessas perguntas foi “Sim” ou se você sente que precisa melhorar sua produtividade, preste atenção nestas dicas:
Evite Distrações
O maior inimigo da produtividade é a procrastinação. Nada pior do que perder tempo com coisas desnecessárias, ver as tarefas se acumularem e descumprir os prazos por conta disso. Onze a cada dez pessoas indicam as redes sociais como a principal causa das distrações no trabalho.
É verdade que em muitos casos nosso trabalho pode envolver redes sociais, mas devemos tomar bastante cuidado para não perder tempo desnecessário rolando o feed do Facebook, lendo as conversas no Whatsapp ou acompanhando as fotos de quem seguimos no Instagram.
Se é tão difícil resistir às redes sociais você pode experimentar algumas ferramentas para te ajudar. O Block site é uma extensão do Chrome que permite bloquear os websites que te distraem nos dias e horários determinados. Outra opção é o StayFocusd, que promete aumentar sua produtividade ao limitar o tempo que você pode passar em websites que geram desperdício de tempo. Assim você pode programar os dias e quanto tempo deve gastar com cada um deles.
E quanto ao Whatsapp e outros aplicativos no celular que ficam enviando notificações e chamando nossa atenção? Se possível, coloque no silencioso, desligue o WiFi ou mantenha o celular virado com o visor para mesa.
Organização
Nosso cérebro está programado para raciocinar e processar as informações, não para armazená-las. É muito comum esquecer algo que temos a fazer. Então, ANOTE TUDO. Anote as tarefas que você tem que cumprir no dia ou na semana, as ideias importantes que você tem, a lista de compras do supermercado, tudo.
Para isso pedem ser utilizados papel e caneta, notas adesivas (os famosos post-its), agenda ou outas ferramentas. Anote da forma que for mais conveniente para você. Cada um tem o seu jeito. O foco aqui não é apresentar ferramentas, e sim práticas. Fique à vontade para pesquisar aquela que mais combina com você. O importante é anotar seus afazeres em algum lugar que vá visualizar com frequência.
Apesar disso, não vou resistir a te indicar duas ferramentas simples que utilizamos no nosso dia a dia. Uma delas é o Trello, que te permite criar quadros, listas, checklists, compartilhar com outras pessoas, integrar com outros aplicativos e pode ser sincronizado com todos os seus dispositivos para usar de onde quiser. A outra é o Google Agenda, que te permite organizar os compromissos e atividades em uma agenda eletrônica sincronizada ao Gmail e é muito fácil de utilizar e visualizar.
Aqui no Conveniar utilizamos o Trello tanto para gerenciar alguns processos da empresa, facilitando o controle de etapas e quem está cumprindo as atividades; quanto para listar minhas tarefas pessoais através de checklists, estipulando prazos e agrupando por situação. Já na Agenda, listamos todos os compromissos com dias e horários marcados, tanto da empresa quanto pessoais como consultas e viagens. Assim, logo pela manhã posso consultar e ter uma ideia de como será meu dia ou minha semana de trabalho.
Planejamento
Não adianta anotar as coisas de qualquer jeito. Vai chegar uma hora que sua mesa estará cheia de papéis, post-its, o seu Trello estará cheio de cartões que te farão ficar perdido e você terá a impressão que nunca vai conseguir cumprir suas tarefas, causando frustração ou desmotivação.
Na hora de anotar, responda às perguntas: O que fazer? Por que? Como? Quando? Onde? Tente responder o máximo possível dessas perguntas na hora de fazer suas anotações ou marcar seus compromissos na agenda.
Defina as prioridades das tarefas de acordo com a urgência e busque começar pela tarefa mais difícil. A medida que vai cumprindo as mais difíceis e urgentes, gastando suas energias, fica mais fácil se concentrar nas demais. Caso alguma não seja cumprida, terá pouco impacto nos seus resultados.
Foque em realizar apenas uma atividade por vez, assim fica mais fácil fazer bem feito e não esquecer detalhes importantes. Ser multitarefa é diferente de ser multidisciplinar. É difícil para o nosso cérebro se concentrar igualmente em mais de uma tarefa cognitiva ao mesmo tempo. Fazer pausas rápidas entre as tarefas, que seja para um café ou verificar suas redes sociais, podem ajudar a oxigenar seu cérebro e voltar a produzir melhor. Mas cuidado para as pausas não se estenderem e atrapalharem seu planejamento.
O segredo aqui é fazer com que alguma ferramenta trabalhe para você, te dizendo o que fazer, mantendo sua mente livre para se preocupar com o que estiver executando.
Mudança de Hábitos
Não digo que será fácil seguir todas essas dicas. Mudança de hábitos é algo difícil e pode ser demorado. Só a repetição vai fazer com que essas práticas se tornem automáticas.
Para nos ajudar, vamos seguir os passos do Loop do Hábito, ensinados por Charles Duhigg em seu livro O Poder do Hábito – uma boa opção de leitura. A repetição dos passos leva à mudança de hábito. Os três passos são:
- Deixa: um gatilho que vai mandar um impulso ao seu cérebro te lembrando que algo deve ser feito. Por exemplo, vamos supor que você deseja criar o hábito de fazer as conciliações bancárias dos lançamentos de seu projeto com a conta do projeto toda segunda-feira. Então deixe os extratos bancários em local visível em sua mesa na sexta-feira ao final do dia.
- Rotina: qual a ação, o que deve ser feito quando a deixa é identificada. Aqui é interessante estipular uma meta também. Desta forma, quando chegar ao seu posto de trabalho na segunda irá comparar o extrato bancário com a execução financeira dos projetos sob sua responsabilidade.
- Recompensa: é o que vai dizer ao seu cérebro que o hábito valeu a pena. Até a simples sensação de dever cumprido ao realizar as conciliações e ter a certeza de passar as informações corretas e atualizadas para os coordenadores dos projetos pode ser a recompensa. Mas você também pode fazer alguma outra coisa que te dê prazer. Se conseguir realizar as conciliações ao menos três vezes no mês vou me permitir sair para almoçar com minha família no final de semana ou ir ao cinema em boa companhia. Pense em algo que você gosta mas “nunca tem tempo”. Se dê esse tempo.
Comece pequeno, não precisa ser um hábito ou uma prática complicada. E caso não consiga cumprir alguma meta, não desista. Pense em fazer melhor na próxima vez. Um hábito, dependendo da sua complexidade ou da sua disciplina, pode demorar semanas ou até meses para se consolidar.
Fique de bem com você mesmo
Pessoas felizes ou com bom nível pessoal de satisfação produzem mais. Então procure fazer coisas que te façam bem. Dormir bem, comer bem e praticar exercícios pede fazer toda a diferença na sua disposição para o trabalho.
Não seja tão exigente, não sabote você mesmo e pense positivo. Insucessos fazem parte da nossa vida. Não tenha medo de errar ou pedir ajuda quando não conseguir fazer algo. Caso não consiga cumprir alguma tarefa ou meta, pense que você é capaz de melhorar para as próximas vezes.
Busque capacitar-se para desempenhar suas tarefas cada vez melhor. Que seja fazendo um curso, treinamento, escutando podcasts, lendo ou conversando com quem pode te passar mais conhecimento sobre determinado assunto.
Por último, separe um tempo para o lazer. Tire um tempinho para fazer o que você gosta, seja jogar seu jogo favorito, praticar um esporte, ir ao cinema, assistir seu programa ou série, visitar um amigo ou alguém da família, sair para jantar, fazer um happy hour… faça o quiser, mas tire um tempo para você.
Gostou das dicas? Então compartilhe com a gente se está dando certo para você, quais as suas dificuldades ou quais técnicas você utiliza.
