A gestão de projetos é uma área extremamente estratégica para qualquer empresa. Dentro de uma fundação de apoio essa importância se torna ainda mais evidente, pois estamos tratando da essência de uma fundação. A qualidade na gestão de projetos é um indicador importante que evidencia a entrega de valor para os coordenadores de projeto e a comunidade.
Mas afinal, se essa é uma área tão importante, quais as habilidades devem ser levadas em consideração no momento da contratação?
Se fizermos uma busca rápida no Google sobre “habilidades para um gestor de projetos”, vamos encontrar uma infinidade de características que, para o contexto das fundações de apoio, podem não ser tão práticas. Pensando nisso, levantei os principais pontos que um gestor de projetos deve ter para desempenhar as suas atividades diárias:
Ter conhecimento sobre gestão de projetos
Parece óbvio, mas acredite, não é! Cumprir os prazos, executar o escopo do projeto dentro do planejado, analisar e controlar os riscos, escalonar as atividades, etc. É necessário alguém que já tenha alguma formação ou experiência prévia sobre gestão de projetos.
Ter conhecimento sobre gestão financeira
Como o gestor vai liberar recursos para a aquisição de um produto/serviço se ele não consegue interpretar e entender um extrato bancário ou uma previsão de receita, por exemplo? O valor está aprovado, mas eu tenho esse recurso? Qual o impacto de eu tirar do dinheiro da fundação até a parcela do financiamento cair? A comunicação com o financeiro é intensa e muitas vezes a divisão das responsabilidades é uma linha tênue. Entender o processo por outra ótica é muito importante.
Ser um analista
A fundação não quer um “apertador de botões”. A busca é por um profissional que saiba diferenciar as inúmeras situações que aparecem no dia-a-dia e que tome a decisão mais adequada. É necessário interpretar se aquela solicitação do coordenador é coerente e/ou está prevista no contrato do projeto.
Saber se expressar com clareza
O coordenador do projeto é um indivíduo que geralmente possui mestrado, doutorado, pós-doutorado, dentre outras titulações. O grande desafio do gestor é saber se posicionar no mesmo nível de comunicação. Um e-mail bem escrito, um telefonema esclarecedor, uma reunião bem conduzida. Tudo isso influencia a visão que o coordenador tem do gestor e da fundação.
Ser organizado e definir prioridades
Já ouvi de vários gestores: “Não estou tendo tempo para nada. Tenho a prestação de contas para fazer, os pagamentos dos bolsistas para aprovar, as reuniões agendadas. Está um caos”. Realmente o trabalho é intenso e as demandas aparecem de todos os lados, mas é necessário saber priorizar as atividades e organizar o seu escopo de trabalho. As demandas são comuns a todos os gestores e inerentes ao trabalho realizado. Isso é um problema de organização ou produtividade?
É muito comum em nossas implantações e consultorias a ocorrência de demissões e renovações de pessoal. A explicação é simples e transparente: não encontramos habilidades básicas nos gestores para o desempenho das atividades. Muitas das vezes o gerente do setor ou o diretor não se dá conta disso ou não teve embasamento para a tomada de decisão.
Em alguns casos a solução não é, necessariamente, a renovação da equipe, o que é muito custoso e desgastante para a fundação. Treinamentos pontuais podem solucionar o problema.
Fizemos entrevistas com vários gestores no mercado de fundações e poucos relataram a capacitação como prática recorrente. Quando ocorrem, os treinamentos são sobre ferramentas utilizadas no dia-a-dia, mas nunca de habilidades necessárias para o desempenho correto das atividades.
Seja nas contratações ou nas capacitações para a equipe, uma coisa é verdade: um gestor de projetos que não é multidisciplinar está fora do jogo. Ser multidisciplinar não é fazer muitas atividades ao mesmo tempo, mas fazer várias atividades, que requerem habilidades distintas, uma de cada vez.
Não é ser um polvo com vários tentáculos. É ser um camaleão que se adapta ao novo ambiente. É trabalhar aprovando pedidos, realizando prestações de conta, conciliando o seu projeto com o extrato bancário, resolvendo o problema do coordenador. É tudo isso e mais um pouco!
Afinal, como a sua fundação trabalha essas habilidades nos gestores? Quais são as dificuldades que vocês encontram?
